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Fotos y felicitaciones de Navidad: cómo afectan a la protección de datos

Fotos y felicitaciones de Navidad: cómo afectan a la protección de datos

Ya llega la Navidad y, con ella, el momento del año en el que se disparan las felicitaciones y con ello la protección de datos.

Es el momento del año en el que se disparan las felicitaciones de navidad, las fotos de familia y grupo, y otros detalles que, aunque no lo creas, tienen mucho que ver con la protección de datos.

¿Qué tiene que tener en cuenta un centro educativo si va a publicar fotos de los alumnos? ¿Y si una empresa saca fotos de sus empleados durante las celebraciones de Navidad? También pueden surgir muchas preguntas relacionadas con el envío de Christmas y felicitaciones en general. En este post, analizamos los efectos de la Navidad sobre la protección de datos personales e intentamos responder algunas preguntas clave.

La imagen es dato personal ¡no hay duda!

Un dato personal es toda información que, ya sea por sí sola o combinada con otra, puede servirnos para identificar directa o indirectamente a una persona. Es el caso, por ejemplo, de los nombres y apellidos, o de un correo electrónico o una dirección postal… Y, también de una imagen.

Si una imagen nos sirve para identificar a las personas que aparecen en ellas entonces estaremos hablando, sin duda; de un dato personal, y tocará cumplir con lo previsto en la normativa vigente de protección de datos personales. Quedarían excluidas, por tanto, imágenes borrosas, tomadas de espaldas, pixeladas o, en definitiva, cualquiera en la que no sea posible identificar de ninguna manera a las personas.

¡Ojo! No solo se identifica a una persona por su cara, también puede ser posible hacerlo por un tatuaje, una determinada marca en el cuerpo, u otros tantos aspectos; por lo que es importante tener en cuenta todos los factores que forman parte de este conjunto.

Y, cuando hablamos de imágenes, no solo nos referimos a fotografías, también a vídeo o cualquier tipo de contenido audiovisual que sea captado, grabado, almacenado, publicado o difundido.

Además del RGPD y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en España contamos con una regulación específica en la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen.

Y voy a tratar imagenes en christmas, redes, o etc. ¿qué tengo que hacer para cumplir?

Si has constatado que, efectivamente estás tratando imágenes que pueden ser consideradas datos personales, entonces te tocará cumplir con la normativa reguladora: principalmente, el RGPD y la LOPDgdd. En este sentido, es indispensable:

1- Informar a quienes aparecen en las imágenes. En otras palabras, cumplir con el derecho de información del interesado. Las personas que aparecen en las imágenes tienen derecho a saber quién las ha tomado, dónde se van a publicar, para qué, durante cuánto tiempo, quién podrá verlas y qué derechos les corresponden sobre ellas.

2- Asegurarte de que la persona está de acuerdo. Es decir, recoger su consentimiento. Cualquier tratamiento de datos requiere que el RGPD recoja alguna base o justificación que lo legitime. Para temas relacionados con publicaciones navideñas, fotos de colegio, vídeos de empresa, sin lugar a dudas, la más adecuada es el consentimiento, por lo que es fundamental que la persona esté de acuerdo con la toma y, en su caso, posterior publicación del contenido.

3 – El consentimiento: igual de fácil darlo que retirarlo. Y, en relación con el punto anterior, hay que tener claro que la persona es titular de sus datos y que no tiene por qué aceptar el uso de su imagen si no quiere. Y, por supuesto, si en algún momento da marcha atrás y desea que la imagen sea retirada o borrada, está en todo su derecho.

Ámbito privado: las obligaciones formales de la normativa no te aplican, el consentimiento no se recoge por escrito pero pregunta. No compartas fotos de otras personas si no están de acuerdo.

La empresa ha publicado una foto mía y no estoy de acuerdo, ¿qué debo hacer?

Como íbamos diciendo, el consentimiento juega un papel fundamental a la hora de tomar y publicar imágenes. Si tu empresa ha publicado una foto o vídeo en el que apareces y no estás de acuerdo, puedes pedir que lo eliminen. En caso de que el contenido se encuentre en una red social, puedes ponerte en contacto con la plataforma para solicitar su eliminación y; si llegas a estimarlo necesario, presentar una denuncia ante la AEPD.

Muchas veces la empresa quiere difundir sus eventos o acciones corporativas, y es entendible. No obstante, hay muchas maneras de combinar el interés corporativo y el bienestar de los empleados:

  1. Avisar de que se va a tomar una foto e invitar a quien no quiera aparecer a retirarse
  2. Tomar fotos grupales en lugar de individuales
  3. Tomar imágenes generales, de espalda o que no permitan identificar a las personas
  4. Si es necesario, usar técnicas de pixelado o difuminado de imágenes
  5. Contar con mecanismos que permitan el borrado de esas imágenes si es necesario

También es buena idea revisar periódicamente qué hemos publicado y dónde; pues es muy probable que aparezcan personas que ya no forman parte de la empresa o que ya no quieran estar en las fotos y quizás nos interese actualizar los contenidos.

Si quieres ampliar información, con la llegada de estas fechas, la AEPD ha publicado un artículo relacionado con las cenas de trabajo, que puedes consultar aquí.

En el caso de centros educativos, ¿qué pasa con las imágenes de los alumnos?

Los centros educativos suelen tener mucha actividad durante la Navidad: celebraciones con los padres, festivales navideños, excursiones, visitas a Belenes… Y es muy habitual que se tomen imágenes y vídeos mientras éstas se desarrollan.

Aquí, la protección de datos juega un papel fundamental, pues no solo aplica todo lo que ya hemos venido explicando; sino que en la mayoría de los casos estaremos tratando con datos de menores de edad, que son especialmente vulnerables.

Ámbito privado: No compartas fotos de otras personas si no están de acuerdo, en caso de niños ajenos pixela las caritas si no estás seguro que sus padres quieren que su foto se publica, o habla con los papis y mamis para saber qué opinan. Habla con tu familia para evitar que ellos publiquen los contenidos que mandes de las fiestas de fin de año de tus hijos y que ellos también tengan esto en cuenta.

Puntos a tener en cuenta:

1 – Las imágenes que se toman y publican en Navidad normalmente tienen el fin de difundir las labores y actividades del centro, por lo que es indispensable contar con el consentimiento de los padres o tutores legales del menor para poder tomar imágenes de éste y, especialmente, para poder publicarlas. Si no contamos con ese consentimiento, mejor prevenir que curar, y mejor entonces no captar nada.

2 – En España, a partir de los 14 años tenemos derecho a ser informados sobre qué ocurre con nuestros datos personales y a consentir sobre el uso de ellos. Por lo tanto, es importante tener en cuenta este margen de edad a la hora de captar o publicar contenido.

3 – En el caso de los menores de edad, se vuelven especialmente importantes los consejos antes dados, tales como la preferencia por las fotos de grupo, tomadas de espaldas o en las que es difícil identificar a los niños.

4 – Aunque, si contamos con ese consentimiento previo, podríamos estar habilitados para publicar fotos en redes sociales, hay que ser muy conscientes de que; cuando publicamos algo en Internet, es altamente probable perder el control sobre ello. Por ello, siempre es preferible publicar este contenido en portales o entornos internos del centro, o en espacios en que solo sean accesibles para los padres o tutores.

También hay otra entrada en el blog de la AEPD sobre este tema, por si necesitas saber más.

Otros desafíos para la protección de datos en Navidad

Aunque el tema de las imágenes y vídeos navideños da para mucho, hay otros aspectos relacionados con protección de datos que cobran especial protagonismo en estas fechas.

Es el caso, por ejemplo, de las felicitaciones navideñas o Christmas, que cada vez es más frecuente que se envíen por correo electrónico. Y aunque estos envíos se hagan con la mejor intención del mundo, también hay que tener en cuenta que, a efectos de protección de datos, son considerados publicidad.

Es importante, por tanto, que solo lo envíes a quienes hayan consentido expresamente recibir publicidad de tu parte o, en su caso; a clientes con los que tienes una relación comercial o contractual previa y no se han opuesto a estas comunicaciones.

También es importante elegir bien qué herramientas utilizas (hace un tiempo, ya te hablamos de esto en nuestro artículo sobre mailing y RGPD) para esos envíos y, si los haces de forma masiva o con listas de difusión, activar siempre la opción de copia oculta.

Está claro que la Navidad es una época para celebrar, festejar, y para compartir con los demás. Muchas veces, todo marcha como la seda, pero hay ocasiones en las que no es así; y por eso hay que estar preparado y tener previstos posibles incidentes, para no interferir en los derechos y libertades de los demás.

En este artículo, te hemos dado algunos consejos y tips básicos, pero siempre quedamos a tu disposición para resolver otras cuestiones si lo necesitas.

Desde Dataseg, esperamos que todo vaya de maravilla durante estas fechas y aprovechamos para desearte que pases unas fiestas excelentes. Tienes nuestra felicitación para ti, aquí.