E-mail marketing y RGPD: claves y recomendaciones

E-mail marketing, mailing… son varios los términos que podemos utilizar para referirnos a la misma actividad: envío de publicidad directa.
Pongamos que acabas de inaugurar tu empresa y necesitas darte a conocer; o quizás ya estás en pleno rendimiento y necesitas seguir fidelizando, o vas a organizar algún evento o algo ¿cómo haces la promoción?.

Evidentemente, están las alternativas de toda la vida: un anuncio en el periódico, el panfleto, una valla publicitaria… pero seguro que no son las primeras que te vienen a la mente. Muy probablemente hayas pensado en redes sociales, una lista de difusión en WhatsApp o un correo masivo. Y, de ahí, la razón de ser de este post.

¿Qué entendemos por mailing o e-mail marketing?

El e-mail marketing incluye todas aquellas técnicas de marketing directo de que hace uso una empresa o profesional para conseguir visibilidad, incremento en las ventas o promoción; en definitiva: una forma de hacer publicidad. Principalmente, se desarrolla a través de correo electrónico, pero también hay otros recursos, como el SMS, WhatsApp, Telegram u otras apps de mensajería instantánea.

Hace un tiempo, publicamos un artículo con claves para combinar el uso de redes WiFi y el cumplimiento del RGPD. Ahora haremos lo propio, pero esta vez con el mailing.

E-mail marketing y consentimiento: todo lo que necesitas saber

El consentimiento juega un papel fundamental en el marco de la protección de datos, y no podía ser menos en el tema que nos trae aquí hoy. La LSSI, en su art. 21.1, es muy clara, indicando que “queda prohibido el envío de comunicaciones publicitarias o promocionales por correo electrónico u otro medio de comunicación electrónica equivalente que previamente no hubieran sido solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios de las mismas”. ¿Quiere esto decir que, para hacer envío de publicidad o promociones, debo contar con el consentimiento de la persona? Efectivamente, así es. Pero sigue leyendo, que te contamos más…

Consentimiento vs. interés legítimo en el envío de publicidad

Aunque muchos creen que para tratar datos sí o sí hace falta el consentimiento, esto no es correcto, y en esta área tenemos un ejemplo claro. Si seguimos leyendo el art. 21 de la LSSI, veremos que tenemos la posibilidad de remitir comunicaciones publicitarias a usuarios o clientes con los que ya tenemos una relación comercial, siempre que la comunicación tenga relación con el producto o servicio contratado por éste. Así, la LSSI entiendo que esa relación comercial te legitima para hacer esos envíos sin necesidad de requerir consentimiento alguno.

En definitiva, lo importante es contar con las legitimaciones adecuadas para tratar los datos. Puede ser consentimiento (lo usado mayoritariamente) o el interés legítimo, si se cumple con todas sus condiciones.

Derecho a darse de baja de las comunicaciones comerciales

¿Todo claro hasta aquí? Por si acaso, hagamos un repaso:

• Si tienes una relación comercial con alguien, podrás enviarle publicidad sin necesidad de requerir su consentimiento, siempre y cuando sea relacionada con el producto o servicio que ha contratado.
• Si una persona te ha dado su consentimiento para enviarle publicidad, puedes hacerlo, con independencia de que sea tu cliente o no.
• En el caso del interés legítimo, el derecho es de oposición, y deberá darse en todo momento, desde el inicio de la recogida de los datos.

Es muy importante recordar que, sea cual sea el caso, la persona es totalmente libre de darse de baja de esas comunicaciones en cuanto lo desee, sin necesidad de justificación alguna, de forma sencilla, clara y gratuita.

Algunas pautas para tener buenas políticas de e-mail marketing

Si, efectivamente, haces uso de mailing, es importante que apliques lo siguiente:

• Analizar la concreta situación de la persona a la que pretendes contactar y ver en qué condiciones puedes hacerlo.
• De ser preciso, solicitar su consentimiento, y nunca enviarle nada si no cuentas con él previamente.
• Garantizar sus derechos en todo momento, especialmente el derecho de oposición, o a darse de baja de las comunicaciones comerciales.
• Ser transparente y disponer de información para los usuarios sobre para qué vas a usar sus datos y qué contenidos tienes intención de enviarles.
• Vigila lo que envías y cómo lo haces. Hay algunas comunicaciones que, aunque inicialmente pueden no parecer promocionales, sí lo son. Tal es el caso de felicitaciones de cumpleaños o de Navidad. Y, si pretendes hacer uso de envíos masivos, no olvides habilitar siempre la casilla de copia oculta. ¡Privacidad ante todo!.
• OJO: Si la legitimación utilizada es la del interés legítimo, hay que consultar la Lisa Robinson y verificar que nuestro interesado no esté en dicha lista de exclusión publicitaria. Si esta, no podemos enviarle publicidad salvo autorización expresa.

Transferencias internacionales de datos y mailing

Una transferencia internacional es la situación que tiene lugar cuando se produce un flujo de información hacia o desde un territorio ubicado fuera del Espacio Económico Europeo. Dado que en Europa disponemos de las leyes más garantistas en materia de protección de datos, en otros lugares puede que la información no esté tan protegida, y por ello hay que tener cuidado con esto.

Aunque lo anterior pueda resultar extraño, ocurre frecuentemente, por ejemplo, cuando usamos Facebook, WhatsApp o MailChimp, que provienen de proveedores no europeos. ¿Cómo puedes actuar correctamente? Entre otros, siguiendo estos pasos:

• Haz un barrido de los proveedores o recursos con los que trabajas e infórmate de dónde están ubicados o dónde guardan sus datos.
• Si compruebas hay una transferencia internacional, busca información sobre cómo el proveedor va a proteger la información. Por ejemplo, puede que haya suscrito cláusulas contractuales tipo u otro mecanismo.
• En cualquier caso, valora hasta qué punto es necesario que sigas haciendo uso de ese servicio. Si realmente no tiene utilidad para tu actividad, lo mejor es prescindir de él.
• Como opción también puedes optar por usar servicios o trabajar con proveedores ubicados en Europa y que no transfieran datos internacionalmente. Por ejemplo, en este artículo tienes algunas alternativas a MailChimp, que cumplen con el RGPD.

Entonces, ¿mailing sí o no?

El mailing es un recurso muy útil y te animamos a seguir utilizándolo como forma de promocionar tu actividad, pero siempre de forma responsable y cumplidora. La aspiración de la protección de datos no es la de obstaculizar nuestro desarrollo profesional, sino la de compaginarlo con un uso seguro de la información y los derechos de los interesados. Y, como has podido ver, son muchas las formas de hacerlo.

De igual forma, si aún tienes dudas sobre esto, te animamos a ponerte en contacto con nosotros, que analizaremos tu caso y te asesoraremos en lo que necesites.