La llegada de VeriFactu y la facturación electrónica es un tema que está en boca de todos durante estos meses, entre autónomos y empresas en España. VeriFactu es un nuevo sistema impulsado por la Agencia Trbutaria para el registro de la facturación electrónica, que hará necesario que todos los profesionales.
Desde Dataseg, te hablamos un poco de esta nueva herramienta y te contamos qué implicaciones importantes tiene en la gestión de la información y la seguridad de los datos personales.
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es un sistema diseñado para garantizar que los registros de facturación sean fiables, inalterables y trazables. A diferencia de la obligación general de facturación electrónica, que puede variar según el tipo de empresa, lo que entra en vigor en enero y julio de 2026 (según seas empresa o autónomo) es la necesidad de contar con un sistema compatible con VeriFactu. Es decir, a partir de esas fechas no va a ser obligatorio empezar a emitir todas las facturas de forma electrónica de inmediato: lo que será obligatorio será contar con la infraestructura que permita hacerlo, de forma segura, conforme a la normativa, y de manera compatible con VeriFactu.
Contar con un software compatible implica que el sistema debe generar registros de facturas que no puedan modificarse después de su emisión, mantener un historial de accesos y garantizar que los datos se conserven de forma segura durante todo el periodo legalmente exigido. Este último punto conecta directamente con los principios de protección de datos.
Fechas clave para la adaptación
Las fechas oficiales a partir de las cuales será exigible contar con algún software de facturación compatible con VeriFactu son:
- 1 de enero de 2026: para las entidades sujetas al Impuesto de Sociedades
- 1 de julio de 2026: para otras entidades y para los autónomos.
¿Qué implicaciones tiene VeriFactu desde la perspectiva de la protección de datos?
Aunque VeriFactu tiene principalmente componentes fiscales y técnicos, también hay ciertos puntos a tener en cuenta desde la perspectiva de la protección de datos son claras:
- Integridad de los registros
Cada factura registrada debe permanecer inalterable. Esto protege no solo la información fiscal, sino también los datos personales de clientes y proveedores que contenga cada documento. - Control de accesos y trazabilidad
El sistema debe registrar quién emite, modifica o consulta cada factura. Esto no solo es importante para auditorías fiscales, sino también para garantizar que el acceso a los datos personales se realiza solo por personal autorizado. - Conservación segura de la información
VeriFactu exige que los registros se conserven de manera segura durante todo el periodo legal. Desde la óptica de protección de datos, esto implica almacenamiento cifrado, backups regulares y medidas para evitar pérdida o alteración de información sensible. - Auditorías y evidencia documental
Ante cualquier inspección, las empresas deberán demostrar que los datos de facturación se han manejado de forma segura y conforme a la normativa. La compatibilidad con VeriFactu ayuda a garantizar que se cumplan estos requisitos de trazabilidad y seguridad.
¿Incumple VeriFactu la normativa de protección de datos?
No. Lo primero que tenemos que tener en cuenta es que estamos hablando de una obligación legal, y además una obligación legal que es compatible con la normativa vigente en protección de datos. Realmente, estamos hablando de una obligación que ya existía, solo que ahora cambia la forma de darle cumplimiento y de emitir, conservar y hacer disponibles (en su caso) las facturas, pero realmente no estamos hablando de algo tan “nuevo”.
Tampoco hay cambios en cuanto al contenido o a los datos que recogemos en las facturas, pues siguen siendo los mismos que venían siendo exigibles hasta ahora. Y, por ello, las facturas no tienen por qué ofrecer detalles concretos sobre los servicios prestados, ni vulnerar la confidencialidad de nuestros clientes, solo una identificación de los mismos. Por ejemplo, tratándose de una consulta médica, basta con indicar “Consulta médica” o “Consulta”, sin entrar en detalles; de esta forma, cumplimos la norma sin entrar en aportar información excesiva.
Recomendaciones para empresas y autónomos
Prepararse con tiempo es esencial. Algunas recomendaciones prácticas son:
- Revisar el software actual: comprueba si tu sistema de facturación podrá generar registros compatibles con VeriFactu y mantener trazabilidad e inalterabilidad.
- Evaluar nuevos proveedores: si van a contratar un software nuevo (o incluso si están revisando el actual), es importante elegir opciones que cumplan con la normativa de protección de datos y que sean proporcionadas por proveedores seguros y adecuados. No duden en pedirnos ayuda con esto.
- Planificar la transición: evita dejar la adaptación para el último momento. Evalúa la posibilidad de actualizar o cambiar de proveedor de software con suficiente antelación, siempre de forma precavida.
- Obligaciones en protección de datos: es fundamental cumplir con las obligaciones que contempla la normativa, como suscribir contratos de protección de datos (o contratos de encargo) con estos proveedores; nuevamente, no duden en avisarnos, que revisamos lo que sea necesario.
- Formar al personal: asegura que quienes emiten o gestionan facturas conocen el nuevo sistema y sus responsabilidades respecto a la protección de datos.
- Actualizar procesos internos: define roles, permisos, backups y procedimientos de conservación segura de la información.
Aprovechar la transición como oportunidad
La obligación de contar con un sistema compatible con VeriFactu no solo es un requisito normativo: es una oportunidad para mejorar la gestión documental y la seguridad de los datos. Integrar medidas de protección de datos en este proceso permite reducir riesgos, optimizar recursos y asegurar que tu empresa cumple tanto con las normas fiscales como con las de privacidad.
¡Por cierto! No olvides que no es el único cambio que llega en los próximos meses, ya que en cualquier momento también llegarán otros, como el registro digital de la jornada. Ya te hablamos un poco sobre ello en este artículo, pero no pierdas de vista nuestro blog para estar al día con todas las novedades que te iremos contando.