Desde hace algún tiempo viene corriéndose la voz de que las empresas están obligadas a llevar el control horario de sus trabajadores de forma digital o electrónica. Y para ello ofertan varios tipos de software, pero, ¿es esto cierto? Va a ser que no, o, no todavía.
En Dataseg, hemos preparado este artículo para contarte, de forma súper rápida cuáles son las obligaciones de registro de jornada a fecha de hoy, y qué tanta verdad hay en todo lo que se oye por ahí. Esperamos poder arrojar un poco de calma y sosiego, que buena falta hace.
La obligación de las empresas de registrar la jornada de los trabajadores
El 12 de mayo de 2019 entró en vigor la obligación para las empresas de implantar un registro de jornada de sus trabajadores. Desde ese momento, el control horario y de presencia se ha venido haciendo de muchas maneras: a través de tarjetas identificativas, firmando en papel, usando apps o, incluso, en algunos casos, aplicando técnicas biométricas, tales como la huella dactilar o el reconocimiento facial.
¡Ojo! Aprovechamos para recordarte que, en 2023, la AEPD publicó una guía sobre control de presencia biométrico y que, desde entonces, el uso de la biometría en el entorno laboral está, en lo que respecta a protección de datos y privacidad, más desaconsejado que nunca.
Entonces, a día de hoy, ¿están las empresas obligadas a llevar un control horario digital?
Por ahora, no. Y decimos por ahora porque, previsiblemente, y si todo sigue cómo está previsto, sí que tendrán esa obligación dentro de no mucho tiempo.
A finales de 2024, el Ministerio de Trabajo y Economía Social publicó el Anteproyecto de ley para la reducción de la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo, el registro de jornada y el derecho a la desconexión. Y el pasado 4 de febrero, la norma fue aprobada en Consejo de Ministros. Pero esto no quiere decir que ya esté en vigor ni resulte obligatoria, pues aún queda su tramitación parlamentaria.
¿Qué nuevas obligaciones trae esta norma para las empresas?
Principalmente, estamos ante tres obligaciones o novedades fundamentales:
- La reducción de la jornada laboral, que pasaría a ser de 37,5 horas semanales.
- La ampliación del derecho a la desconexión digital, que ya recogen, entre otras, la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
- Y, por supuesto, el motivo principal de este post: la modificación de la forma de registro de jornada o control horario, que tendrá que empezar a realizarse por medios digitales, accesibles tanto para los trabajadores, como para sus representantes, la autoridad laboral y la Inspección de Trabajo. Por tanto, ya no servirían todas las formas de control horario que hasta ahora veníamos conociendo, y la jornada tendría que registrarse, necesariamente, de forma digital: por ejemplo, a través de apps, enlaces webs, programas o, en general, cualquier solución que permita ese acceso telemático
¿Cuándo empezará a ser obligatorio el control horario digital?
No podemos fijar una fecha a ciencia cierta para su entrada en vigor. Por lo pronto, habrá que esperar a la aprobación definitiva de la norma que, previsiblemente, se producirá en los próximos meses y, casi con total seguridad, antes de que finalice 2025.
En definitiva: a fecha de publicación de este artículo, casi rozando marzo de 2025, tu empresa no está obligada a llevar necesariamente un control horario de forma digital. Pero, como te hemos contado, todo apunta a que lo estará dentro de unos pocos meses, por lo que siempre es recomendable ir anticipándose y adaptándose a lo que llega.
¿Y qué pasará cuando se haga efectivo, si lo hace?
Lo primero es que se publicará la norma en el BOE, tendremos que ver qué plazo dan para cumplir y en cuál encaja tu organización, lo segundo será ver exactamente qué se pide en la norma pues nos atrevemos a decir que seguramente no todo tipo de empresa esté obligado, la mayoría del tejido productivo español no cuenta con un nivel de digitalización que pueda permitirle cumplir con ello sin recaer en un perjuicio o un agravio competitivo, y ya para finalizar tener cuidado en qué tipo de software se elige en caso que si sea obligatorio en tu caso.
¿Qué aplicación escoger para llevar un control de jornada digital?
Más adelante escribiremos un artículo más extenso sobre esto, pero te adelantamos que:
- Todo software de control horario debe cumplir con la normativa de protección de datos.
- Es mejor uno que tenga opción web app, salvo que todos tus empleados tengan un dispositivo corporativo. Los empleados tienen derecho a no usar sus dispositivos personales para instalar apps con estos fines.
- La aplicación debe hacer solo lo que tiene que hacer. Evita tratamientos accesorios o innecesarios que puedan considerarse incumplimientos de la normativa por no haber sido analizados adecuadamente, por ejemplo geolocalización, rendimiento laboral, vigilancia del empleado, etc. Si la app que escogiste te los da como opción, que los cape para ti.
- Los datos de la aplicación que estén en España o en la UE, evita transferencias internacionales de datos innecesarias.
- Debes garantizar que se usa y almacena el mínimo de datos necesarios.
- Hay que elegir una opción solvente, amigable y sobre todo, segura.
Si te ha gustado nuestro artículo, o tienes dudas sobre las implicaciones que esto puede traer para la protección de datos de tus trabajadores, no tienes más que ponerte en contacto con nosotros.