La protección de datos personales en el ámbito laboral sigue siendo una de las áreas que más dudas genera tanto en empresas como en los propios trabajadores. Control horario, cámaras de videovigilancia en el trabajo, uso del correo corporativo, procesos de selección, teletrabajo… La casuística es enorme y el margen de error, alto.
Para arrojar algo de luz sobre estas cuestiones, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) dispone de un documento clave, que se actualiza periódicamente y que conviene conocer y aplicar correctamente: la guía de protección de daros en las relaciones laborales AEPD.
En este artículo, desgranamos los aspectos más relevantes de esta guía y que toda organización debería tener claros, para garantizar su cumplimiento y también el respeto a los derechos del personal.
¿Qué es la guía de relaciones laborales AEPD?
La guía de relaciones laborales AEPD es un documento orientativo que analiza cómo debe aplicarse la normativa de protección de datos (en España, hablamos principalmente del RGPD y la LOPDGDD) en el contexto de las relaciones laborales. Su objetivo es doble: por un lado, ayudar a las empresas a cumplir con sus obligaciones legales; por otro, garantizar los derechos y libertades de las personas trabajadoras.
No estamos ante una norma nueva ni un texto sancionador, sino que se trata de una guía práctica, en vigor desde hace ya varios años, que interpreta la legislación vigente y la adapta a situaciones reales del día a día en las empresas y organizaciones.
¿Por qué es tan relevante para esta guía las empresas?
En el entorno laboral se tratan datos personales de forma constante y, en muchos casos, especialmente sensibles. Desde el currículum de una persona candidata hasta los datos de salud derivados de una baja médica, pasando por imágenes captadas por cámaras, o apps que geolocalizan a los empleados .
La guía de relaciones laborales AEPD nos recuerda que el hecho de que exista un contrato o relación laboral no elimina, evidentemente, los derechos en materia de protección de datos. El empleador no puede “hacer de todo” por el simple hecho de tener un contrato de trabajo de por medio. Cada tratamiento de datos debe tener una base jurídica válida, ser proporcional y respetar los principios del RGPD (y, por supuesto, los derechos del trabajador).
Aspectos clave que aborda la guía de relaciones laborales AEPD
1. Procesos de selección de personal
La guía deja claro que solo pueden recabarse datos estrictamente necesarios para valorar la idoneidad de una candidatura. Revisar redes sociales personales, pedir información excesiva o conservar currículums indefinidamente son prácticas que pueden resultar contrarias a la normativa si no están debidamente justificadas.
Además, se hace hincapié en la obligación de informar correctamente a las personas candidatas sobre el tratamiento de sus datos: es decir, que cuando recoges currículums, ya sea en mano, en correo o a través de tu web, tienes que proporcionar información sobre protección de datos a la persona candidata.
P.D. Eso de “no podemos recoger tu currículum en mano por protección de datos” es falso.
2. Control laboral y facultades empresariales
Uno de los puntos más consultados de la guía de relaciones laborales AEPD es el relativo al control de la actividad laboral. Sistemas como el control horario, la monitorización de dispositivos o el control del uso del correo corporativo son lícitos, pero con límites muy claros.
Es cierto que el empresario, para ejercer las potestades de control que le corresponden, puede supervisar y monitorear a su plantilla. Pero la empresa debe informar previamente, aplicar medidas proporcionales y respetar, en la medida de lo posible, la intimidad de la persona trabajadora. El control indiscriminado o encubierto no tiene cabida en un marco de cumplimiento normativo.
3. Videovigilancia en el trabajo
La guía dedica un apartado específico a la videovigilancia, uno de los tratamientos más sensibles. Las cámaras pueden utilizarse en un entorno de trabajo por motivos de seguridad o control laboral, pero no para vigilar de forma permanente y sin causa justificada.
Es obligatorio señalizar adecuadamente, informar de por qué estás grabando exactamente (no es lo mismo hacerlo por seguridad que por controlar a tus trabajadores), limitar los accesos a las imágenes y definir plazos de conservación ajustados. Además, no todo vale: grabar zonas de descanso o vestuarios está totalmente prohibido. Y, si te estás planteando grabar sonido en tu lugar de trabajo, está altamente desaconsejado.
4. Geolocalización y teletrabajo
Con el auge del teletrabajo, la guía de relaciones laborales AEPD cobra aún más importancia. El uso de sistemas de geolocalización o herramientas de seguimiento debe analizarse con especial cuidado.
El mensaje es claro: trabajar en remoto no implica renunciar a la privacidad. Las herramientas deben ser necesarias, transparentes y respetuosas con los derechos digitales de las personas trabajadoras. Las empresas, por tanto, tienen que buscar el balance entre conseguir sus objetivos profesionales y, al mismo tiempo, garantizar los derechos de sus trabajadores.
Estos temas se vuelven especialmente relevantes y delicados cuando, además, la empresa no proporciona dispositivos corporativos, como móviles, sino que solicita a sus empleados que empleen su móvil personal: estos no están obligados a aceptar esta medida, por lo que la empresa tendrá que buscar alternativas.
5. Derechos digitales y desconexión
La guía también conecta con los derechos digitales reconocidos en la LOPDGDD, como el derecho a la desconexión digital. No todo es control y supervisión: las empresas deben promover un uso razonable de la tecnología y evitar dinámicas que invadan la vida personal fuera del horario laboral.
¿Puedo contactar con un trabajador fuera de su horario de trabajo? ¿Y si es por una situación de urgencia o porque ha saltado una alarma. Y, como trabajadora, ¿estoy obligada a que me metan en grupos de WhatsApp en los que no quiero estar? Estas son solo algunas de las preguntas que suelen darse en este ámbito y que siempre es necesario plantear.
Una guía que conviene aplicar, no solo leer
La guía de relaciones laborales AEPD no es un documento para guardar en un cajón. Es una herramienta práctica que debería servir de base para revisar políticas internas, protocolos de recursos humanos y sistemas tecnológicos. Aplicarla correctamente no solo reduce riesgos legales y potenciales sanciones, sino que mejora la confianza, el clima laboral y la reputación de la empresa.
En un contexto en el que la protección de datos y los derechos digitales están cada vez más en el centro del debate, (recordamos que ahora mismo, en España, está trabajándose en la propuesta legislativa que quizás hará obligatorio que el fichaje sea sí o sí a través de medios digitales, algo de lo que ya te hablamos en nuestro blog) conocer y aplicar esta guía ya no es opcional: es una necesidad.
Si alguna de las situaciones que hemos nombrado en este artículo te resulta familiar, la pregunta no es si la guía de relaciones laborales AEPD te afecta, sino si la estás teniendo en cuenta y aplicando de verdad.
Recuerda que siempre puedes contar con nuestra asesoría experta si tienes dudas de estar aplicando correctamente la normativa de protección de datos en este o en cualquier otro ámbito.