Centralización BBDD de grupo empresarial para conseguir la visión 360 del cliente
Situación planteada
El mayor grupo Canario de automoción quería conseguir la visión 360 del cliente, a partir de unificar las BBDD de clientes de todas sus empresas.
El objetivo del grupo: tener un único perfil del cliente que mejorara la eficiencia en atención al cliente, prestación de servicios y gestión de derecho.
El reto desde la perspectiva de protección de datos
Unificar las bases de datos requería un análisis pormenorizado de las legitimaciones del RGPD, conocer el contenido y estructura de las BBDD, así como los contratos y contenidos informados a los clientes en el pasado, los procesos relacionados con los clientes, etc.. A partir de ahí era necesario documentar y crear la estructura legal y técnica de soporte del tratamiento, un trabajo complejo y de alto riesgo.
Debíamos ser meticulosos para reducir al mínimo el riesgo de sanción, así como cualquier posible incidencia que diera lugar a pérdidas de reputación o brechas en los datos personales.
Además se acompañaba del despliegue de una estructura tecnológica de última generación en la que participábamos múltiples equipos técnicos, de todas las áreas, trabajando conjuntamente en el montaje, puesta en funcionamiento y gestión futura del servicio.
La solución aplicada
Analizamos el proyecto desde distintas perspectivas. Trabajamos en conjunto con el DPO, el equipo jurídico, técnico y de transformación digital.
Se realizó un balance de intereses legítimos para centralizar la BBDD, y superado este análisis realizamos las correspondientes: evaluaciones de impacto, RATs, notas e informes de alto nivel (posición, responsabilidad, obligaciones y capacidad de las partes, diferenciación de bases de datos, tratamientos compatibles y limitaciones, limpieza de BBDD, plazos de conservación y de centralización, etc.). Así mismo se preparó todo el contenido informativo para los interesados, la estrategia de comunicación en cada punto de contacto o acción del cliente, así como el plan de publicación del proyecto y de gestión de incidentes o solicitudes, garantizando la unificación de clientes actuales y futuros.
En cuanto al componente técnico, asesoramos en el montaje del CRM (su estructura de datos, legitimaciones, plazos de conservación, limpieza de datos, etc.) y todo el ecosistema informático asociado e interconectado con el mismo, reforzando los procesos para hacer el cumplimiento perdurable en el tiempo
El cliente consiguió con nuestra ayuda:
El cliente estuvo asesorado por un equipo solvente, experto y comprometido, dirigido por Dataseg. Esto le permitió tener la seguridad de que cada paso que se dio era necesario e iba encaminado a cumplir, a proteger al usuario y a la organización.
Ahora el cliente disfruta de su BBDD unificada con fines administrativos, con base en el interés legítimo. Esforzarnos en conseguir el objetivo a la vez que protegíamos los derechos de los interesados permitió que estos aceptaran el nuevo tratamiento con naturalidad y confianza. El lanzamiento fue un éxito.
El cliente empezó a trabajar con un sistema de gestión en interconexión que cumplía la normativa de protección de datos, mantenía actualizada la visión 360, y le permitía trabajar en nuevas formas de innovación en la prestación de sus servicios