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El contrato de protección de datos RGPD LOPD

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El contrato de protección de datos es un acuerdo que deben formalizar las empresas o profesionales, con aquellos proveedores que les prestan servicios. Será obligatorio si la prestación de los servicios requiere acceso directo o indirecto a datos personales.

La obligación de este contrato está en el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos -en adelante RGPD-, así como el artículo 33, de la nueva Ley de protección de datos, la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales – en adelante LOPD o LOPDGDD indistintamente-.

En este artículo le contaremos:

  1. Generalidades sobre  el contrato de protección de datos
    1. ¿Cuál es el nombre correcto, o cómo debemos llamarlo?
    2. ¿Qué es el contrato de protección de datos?
    3. 1.3. No es un documento nuevo, ya en la LOPD 15/1999 existía.
    4. ¿Qué características debe tener? Forma, medio y modo de formalización.
    5. ¿Quién debe facilitar el documento?
    6. ¿Qué persona debe firmar el documento?
  2. ¿Cuáles son las partes?
    1. ¿Quién es el responsable y quién el encargado de tratamiento?
    2. OJO: Si usted es responsable, tiene la obligación de SOLO contratar encargados que cumplan con la normativa de protección de datos.
  3. ¿Qué contenido mínimo debe tener el contrato?
  4. Otros contenidos frecuentes, y algunos a los que hay que estar atento.
  5. Consecuencias de no formalizar el contrato de protección de datos.
  6. Beneficios. Además de cumplir con el RGPD y la LOPD.

1. Generalidades sobre el contrato de protección de datos

1.1. ¿Cuál es el nombre correcto o cómo debemos llamarlo? 

Es importante saber que no hay un nombre único, y siempre que cumplan con el RGPD y la nueva LOPD, todos los nombres son correctos.

El nombre ha variado tanto como ha evolucionado la normativa de protección de datos. También tanto como profesionales deciden poner nombres «personalizados». Algunas de las variantes más conocidas son:

  1. Contrato o acuerdo de encargo de tratamiento de datos.
  2. Contrato de tratamiento de datos por cuenta de terceros.
  3. Contrato de acceso a datos por cuenta de terceros.

1.2. ¿Qué es el contrato de protección de datos?

El RGPD lo define como un «contrato u otro acto jurídico con arreglo al Derecho de la Unión o de los Estados miembros, que vincule al encargado respecto del responsable«.

Total, que como ya dijimos antes, es un documento a formalizar entre las partes de una prestación de servicios, en las que el proveedor trate datos personales de los que sea responsable el cliente.

1.3. No es un documento nuevo, ya en la LOPD 15/1999 existía.

Pues eso, que el artículo 12 de la LOPD 15/99 ya exigía su formalización. La cuestión es que no era tan exigente con los prestadores de servicio con lo es el artículo 28 RGPD. Luego, si además le sumamos los añadidos del artículo 33 de la nueva LOPD 3/2018, se puede decir que los encargados/proveedores tendrán mucho más que hacer, y por lo que responder.

1.4. Formato, medio y modo de formalización.

1.4.1 Es un acuerdo que debe constar por escrito. Artículo 28.9 RGPD.

Es un documento que define las responsabilidades, vínculos y acuerdos de las partes. Y debe estar por escrito. En este caso no valen los acuerdos verbales.

1.4.2. Puede ser físico o electrónico. Artículo 28.9 RGPD.

Puede estar en soporte físico, es decir en papel. También puede estar en formato electrónico.

1.4.3. Puede ser aceptado o firmado por medios electrónicos.

Si el acuerdo escrito puede estar en soporte electrónico, queda claro que también puede ser aceptado por ese medio. La firma electrónica será sin duda la reina, pero no será la única forma de aceptación.

1.4.4. Se podrá aceptar mediante marcado de casillas.  Siempre que se guarden los logs necesarios para trazar la voluntad de las partes y los datos asociados al acto del acuerdo.

También podrán tenerse como válidas otras formas de aceptación, por ejemplo mediante un correo electrónico en el que se acepte el contenido. Entre otros.

1.5. ¿Quién debe facilitar el documento?

El documento es obligación de ambas partes, aunque quien tiene la obligación principal de escoger un prestador que cumpla la LOPD y el RGPD, y formalizar el acuerdo previamente a la prestación de los servicios es el responsable.

Aún así, cualquiera de las partes puede facilitarlo, siempre que queden plasmadas las instrucciones del responsable, es decir el cliente; también las particularidades de la prestación del servicio y las medidas de seguridad, o incluso medidas de apoyo al responsable que debe cumplir en encargado (el proveedor).

Total, que en primer lugar debería ser un documento facilitado por el responsable, pero si no, debería como mínimo ayudar a configurar el contenido y la forma. En definitiva, no debe ser un contenido impuesto por el proveedor, en propio beneficio.

1.6. ¿Qué persona debe firmar el documento?

El contrato debe ser firmado o aceptado por una persona con capacidad de vincular a la empresa o empresario individual, con su proveedor. Puede ser el propietario o titular, administrador, gerente, o cualquier otra persona con capacidad para realizar la vinculación, bien por motivos del cargo que ostenta o porque lo haga por encargo de un superior.

2. ¿Cuáles son las partes? ¿Quién es el responsable y quién el encargado del tratamiento?

2.1 Definiciones

El Reglamento General de Protección de Datos tiene las siguiente definiciones, que en sí son bastante claras:

Artículo 4 RGPD:

7) «responsable del tratamiento» o «responsable»: la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que, solo o junto con otros, determine los fines y medios del tratamiento;

8) «encargado del tratamiento» o «encargado»: la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento;

2.2. ¿Quién soy yo?

Depende de la posición que ostente en cada momento. Así en plan rápido:

  • El responsable suele ser el cliente de la prestación del servicio. 
  • El encargado suele ser el prestador/proveedor de servicios.
  • También existe el subencargado: el proveedor que presta servicios al encargado, y durante los cuales tiene o podría tener acceso a los datos de los que es responsable jurídicamente, el responsable.

2.3. Si usted es responsable, tiene la obligación de SOLO contratar encargados que cumplan con la normativa de protección de datos.

OJO: El artículo 28.1. dice textualmente (y su inclumplimiento es una infracción grave de la LOPD 3/2018):

El responsable «…elegirá únicamente un encargado que ofrezca garantías suficientes para aplicar medidas técnicas y organizativas apropiados, de manera que el tratamiento sea conforme con los requisitos del presente Reglamento y garantice la protección de los derechos del interesado.

3. ¿Qué contenido mínimo debe tener el contrato?

El contrato de protección de datos tiene un contenido mínimo definido por el artículo 28 RGPD, en particular su número 3. Si un contrato no lo tiene todo, podemos decir que o no es válido, o está incompleto.

Ahora bien, la nueva LOPD 3/2018, incluye algunas aclaraciones que deberán ser tenidas en cuenta durante el desarrollo y finalización del contrato.

3.1 El contrato debe contener conforme a lo que dispone el artículo 28 del RGPD lo siguiente:

  1. Objeto, duración, naturaleza y finalidad del tratamiento de datos que se encarga.
  2. Tipo de datos personales tratados
  3. Categorías de interesados de los que el encargado tratará datos directa o indirectamente.
  4. Obligaciones y derechos del responsable.
  5. Reglas para la subcontratación de servicios.
  6. Las obligaciones del encargado. Estas se listan de forma particular, y son:
    1. Tratar los datos solo siguiendo instrucciones del responsable
    2. Garantizar que el personal que tratará los datos está formada en protección de datos y respetará el deber de confidencialidad.
    3. Aplicará las medidas de seguridad técnicas y organizativas que resulten de la evaluación de riesgos que le corresponde.
    4. No acudirá a otro encargado sin informar y ser autorizado por el responsable.
    5. Asistir al responsable en el ejercicio de derechos (o no, según contrato).
    6. ayudar al responsable a garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los artículos 32 a 36.
    7. Suprimir o devolver los datos personales una vez finalice la prestación de los servicios. Con excepciones según obligaciones legales.
    8. Poner a disposición del responsable información para demostrar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el art. 28 RGPD.

3.2. Otros contenidos frecuentes, y algunos a los que hay que estar atento.

La AEPD tiene una guía con directrices para elaborar contratos entre responsables y encargados, y contiene una plantilla que está siendo muy utilizada y que contiene contenidos adicionales tales como:

  1. La obligación de llevar el registro de actividades de tratamiento que se realizan como encargado.
  2. Una lista de medidas de seguridad conforme el art. 32 RGPD
  3. Toda la información sobre violaciones y brechas de seguridad
  4. Obligaciones del responsable: en las que incluye la realización de las Evaluaciones de impacto en la privacidad cuando sean necesarias, la supervisión del encargado, etc.
  5. Destino de los datos, en los que se incluye la opción de pasarlos a otros encargados.

5. ¿Qué consecuencias tiene no formalizar el contrato de protección de datos?

La no formalizacion del acuerdo de encargo de tratamiento de datos es infracción de la normativa de protección de datos. En España esta tipificada en la nueva LOPDgdd como:

Infracciones grave. Artículo 73:

«j) La contratación … de un encargado de tratamiento que no ofrezca las garantías suficientes para aplicar las medidas técnicas y organizativas apropiadas…»

«k) Encargar el tratamiento de datos a un tercero sin la previa formalización de un contrato u otro acto jurídico escrito conforme el artículo 28.3 RGPD»

«l) La contratación por un encargado … de otros encargados sin contar con la autorización previa del responsable, o sin haberle informado sobre los cambios producidos en la subcontratación cuando fueran legalmente exigibles.» (Subcontratación)

m) La infracción por un encargado de lo dispuesto en el RGPD y en la LOPD, al determinar los fines y los medios del tratamiento…»

Infracción muy grave. Art. 74:

«j) Que el encargado no comunique al responsable acerca de la posible infracción por una instrucción recibida de este de las disposiciones del RGPD…»

«k) El incumplimiento por el encargado de las estipulaciones impuestas en el contrato o acto jurídico que regula el tratamiento o las instrucciones del responsable del tratamiento, salvo (varios)»

6. Beneficios. Además de cumplir con el RGPD y la LOPD.

El contrato de protección de datos no solo da cumplimiento a la normativa en cuestión, además es una forma de definir las responsabilidades entre las partes.

En muchas ocasiones, por desgracia, este el único documento que recoge de forma escrita y formal los servicios prestados, las obligaciones, y aunque parezca extraño, la responsabilidad y titularidad de los datos.

Para muchas pymes y profesionales cumplir con esta obligación es una salvaguarda ante sus prestadores de servicio que ahora ven como  el RGPD en su artículo 28 por fin exige a los encargados, más responsabilidad y definición de obligaciones.

Conclusiones

Formalizar el acuerdo de tratamiento de datos es una obligación legal de todos los responsables (empresas, ongs, asociaciones, comunidades de propietarios, profesionales, empresarios individuales, fundaciones, etc.) que subcontraten servicios durante los cuales el proveedor acceda a datos personales de su responsabilidad.

Por otro lado, su cumplimiento beneficia la formalización de acuerdos y responsabilidades de las partes, y es un punto de agarre y defensa entre las mismas.

En Dataseg te ofrecemos nuestro servicio de consultoría y asesoramiento en materia de protección de datos, estaremos encantados de echarle una mano con este y otros temas de su interés.

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Mitos, mentiras y exageraciones sobre el RGPD – GDPR

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Los mitos sobre el RGPD (GDPR, si preferís sus siglas en inglés), rayos, truenos y centellas, no dejan de aparecer a medida que se acerca el 25 de mayo. Muchos de nuestros clientes nos llaman asustados por lo que un comercial, de dudosa ética le ha dicho para intentar venderle -bajo amenaza de multas millonarias- un producto/servicio que no necesita o que ya ha contratado.

También hay muchos bulos, noticias sueltas y no contrastadas, mesías de la LOPD que publican verdades a medias, medias mentiras, y otras veces exageraciones o vaguedades. Pese a que hay muy buenos artículos y muy buenos abogados, asesores, consultores, etc. que publican información clara, vemos necesario aclarar dudas, confusiones, y desechar mentiras.

Esperamos que este post ayude a que tengáis información más clara, así como fuentes a las que acudir en caso de duda.

Mito 1. El RGPD entró en vigor el 25 de mayo de 2018.

¡Falso! el Reglamento entró en vigor el 25 de mayo del año 2016, sí, como lo lee, del año 2016. Ahora bien, será exigible, y aplicable a partir del 25/05/2016 (Aquí mini resumen de los puntos clave del RGPD). Esto significa que ha estado en vigor todo este tiempo, aunque se aplazó la exigencia de su cumplimiento 2 años.

Entonces, ¿En qué nos afectará en realidad la llegada del 25/05/2018? Fácil, que a partir de ese día, todos los sujetos obligados al cumplimiento del RGPD, deben cumplirlo. No hay periodo de carencia, no hay unos meses después de esa fecha para adecuarse, el tiempo para adecuarse ha sido el transcurrido desde su aprobación hasta ahora.

Mentira 2. El GDPR obliga a todo el mundo a tener un Delegado de Protección de Datos

Otra vez, ¡Falso! El Reglamento no obliga que todos los Responsables o Encargados de tratamiento de los datos, nombren un Delegado de Protección de Datos – DPD (Más conocido como DPO por sus siglas en inglés).  Deben asignar un delegado de protección de datos, aquellos que cumplan, como mínimo, una de las siguientes opciones:

Artículo 37 RGPD:

1. El responsable y el encargado del tratamiento designarán un delegado de protección de datos siempre que:
a) el tratamiento lo lleve a cabo una autoridad u organismo público…
b) las actividades principales del responsable o del encargado consistan en operaciones de tratamiento que, en razón de su naturaleza, alcance y/o fines, requieran una observación habitual y sistemática de interesados a gran escala, o
c) las actividades principales del responsable o del encargado consistan en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos personales.

Eso dice el Reglamento, aunque es cierto que el proyecto de Ley Orgánica de Protección de Datos 2018 (Aquí resumen de los puntos clave), trae supuestos más directos y desglozados. Ahora bien, hasta que no esté aprobado y publicado el texto íntegro de la Nueva Ley de Protección de Datos, los supuestos son los que dice el RGPD, ni más, ni menos.

En caso de duda se pueden consultar los artículos de la Agencia Española de Protección de Datos sobre el tema (aquí), o sus preguntas frecuentes (aquí) o las directrices del Grupo del Artículo 29 (aquí).

Pregunta del millón ¿Una farmacia necesita Delegado de Protección de Datos? ¡Pues depende! ¿De qué? Del volumen de datos, número de afectados o del alcance geográfico. Por ejemplo, no es lo mismo la única farmacia del pueblo, que una de 20 en un mismo pueblo.

Mentira 3. Todo el mundo debe llevar un “Registro de Actividades de Tratamiento”

¡Falso! Pues oiga, tampoco. Al igual que el punto anterior, y sin perjuicio de lo que exija la futura LOPD 2018, este registro solo deben realizarlo una serie de Responsables o Encargados.

No deberán llevar un Registro de actividades de tratamiento, aquellos a los que aplique la siguiente excepción establecida en el art. 30 del RGPD:

Artículo 30 RGPD

5. Las obligaciones indicadas en los apartados 1 y 2 no se aplicarán a ninguna empresa ni organización que emplee a menos de 250 personas, a menos que el tratamiento que realice pueda entrañar un riesgo para los derechos y libertades de los interesados, no sea ocasional, o incluya categorías especiales de datos personales indicadas en el artículo 9, apartado 1, o datos personales relativos a condenas e infracciones penales a que se refiere el artículo 10.

Exageración 4. El RGPD hace que todos los Estados miembros de la UE exijan lo mismo en protección de datos.

Lamentablemente, ¡Falso!. Ya nos gustaría que ese principio y objetivo de la UE se hubiera alcanzado. No hubo consenso en todo el contenido del RGPD, y se dejó margen a los Estados para que regulasen internamente algunos puntos conflictivos, o muy “de país”.

Según Alejandro Padin (Garrigues), durante su comparecencia en el Congreso -en relación con el proyecto de Ley de Protección de datos 2018-, El RGPD obliga a los Estados a regular a nivel nacional entre 15 y 20 puntos, pero “permite” que regulen, o que se aplique el derecho nacional -si existe- hasta en 36 puntos más. Osea que podrían haber hasta más o menos 56 puntos de diferencia en la normativa de protección de datos de los Estados miembros de la UE.  Por lo que se ve en las leyes ya aprobadas (Francia y Alemania) y los proyectos de Ley en proceso, definitivamente no habrá homogeneidad.

Un ejemplo claro es lo relativo a la edad del consentimiento de los menores en el ámbito de la sociedad de la información. El RGPD establece la edad necesaria para consentir, en ese ámbito, en los 16 años, pero permite a los Estados poner una distinta -mínimo 13 años-. En España actualmente la edad para que los menores presten consentimiento son los 14 años, pero el proyecto de Ley de la nueva LOPD 2018, rebaja esa edad a 13 años (a ver cómo queda). El resto de Estados:

  • 13 años: Chipre, Letonia, Dinamarca, Suecia, Irlanda, Polonia, Noruega y Reino Unido.
  • 14 años: Austría y Bulgaría.
  • 15 años: Croacia.
  • 16 años: Alemanía, Hungría, Francia, Lituania, Luxemburgo, Reino Unido, Estonia, Holanda.

Mito 5. El 25 de mayo de 2018, dejará de aplicarse la LOPD 15/1999.

Sí, y no. Todo aquello en lo que la LOPD 15/99, sea contraría al RGPD, dejará de ser exigible y aplicará el RGPD. Ahora bien, todo aquello que no contravenga al RGPD, será en relación al Reglamento, «derecho del Estado», y en tal caso aplicará de forma complementaría.

Retomando el ejemplo de la edad del consentimiento de los menores, en caso de que la nueva Ley de protección de datos, no esté en vigor el 25/05/2018, la edad del consentimiento de los menores, en el ámbito de la Sociedad de la información, en España será 14 años, conforme nuestra LOPD 15/1999, y no de 16 años como establece el RGPD. Esta aclaración la hizo Agustín Fuentes, de la Agencia Española de Protección de Datos, durante su comparecencia en el Congreso con motivo de la tramitación de la nueva LOPD. La AEPD interpreta en sentido amplio la remisión del RGPD a «LEYES nacionales», y aunque la edad de 14 años se estableció mediante un Real Decreto será la que se aplique. 

En fin, que salvo que haya una nueva Ley de Protección de Datos, la actual no morirá el próximo 25/05/2018. Seguirá estando vigente en todo cuanto no contravenga al Reglamento Europeo de Protección de Datos.

Muchos mitos, pocas nueces

Las información está clara como el agua en el contenido del RGPD. No hay que creer inventos de vende humos, en caso de duda, hay que acudir a la fuente.

Si quiere información clara, acuda página del Grupo del artículo 29 -futuro Consejo UE de Protección de Datos-; a la página de la Agencia Española de Protección de Datos. En ellas encontrará información clara, concisa y apropiada. También, existen grandes profesionales, y empresas especializadas, que le podrán ayudar con la tarea de enfrentarse al RGPD.

Para más información, visite nuestros post relacionados:

1. Claves del Anteproyecto de Ley Orgánica de Protección de Datos (futura LOPD 2018)

2. Reglamento General de Protección de Datos ¿Qué es?, puntos más importantes a tener en cuenta.

3. Resumen1. 9AEPD. Primera parte de la sesión anual de la AEPD, especial sobre el RGPD.

4. Resumen2. 9AEPD. Segunda parte de la sesión anual de la AEPD 2017, especialmente dedicado al RGPD.

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WhatsApp, LOPD y empresas. 5 Claves para cumplir

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WhatsApp es la aplicación de mensajería instantánea que ha revolucionado las comunicaciones en la era de internet. Nació en el 2009,  y desde entonces, se ha hecho parte de nuestra vida. Sus funcionalidades, usos y usuarios crecen día a día, así como la cantidad de datos personales que se tratan a través de ella.

Usarla con fines laborales o dentro de las empresas es un dulce harto apetecible para muchos, y para otros parte de su día a día. Este post nació con el fin de acercar las reglas que «rigen»/»regirían» el uso de la aplicación a nivel empresarial. Como más adelante decimos, no la recomendamos, pero si la va a usar, por lo menos tenga en cuenta unas cuantas «cosillas».

[Nota actualización 22/03/2018] El  pasado 15/03/18 conocimos que la AEPD sancionó a Facebook y a WhatsApp con 300.000 c/u, porque se comunicaron datos mutuamente sin el consentimiento “libre, específico e informado” de los usuarios. A raíz de esto tenemos muchas consultas de nuestros clientes, y no clientes, y hemos decidido actualizar este post. Verá los cambios marcados con [Act 22/03/18] 

¿Porqué hay que tener en cuenta la LOPD al usar WhatsApp?

WhatsApp fue concebida para uso personal. Pese a lo anterior, cada día hay más empresas, profesionales y comercios, que hacen uso de ella para tratar con sus clientes, comunicarse con el personal, etc.

Por otro lado tenemos la opción de crear grupos, y todo sea dicho, a esta función la carga el diablo. Muchas veces los integrantes del grupo no se conocen entre ellos, otras, no han dado su consentimiento para ser incluidos en el grupo, entre otras más vías de complicaciones.

Finalmente está lo más obvio, pero no menos importante ¡la información!. Los datos que se comparten, la tipología, el consentimiento para transmitirlos por esa vía, o incluso, si se ha informado o no de dicha posibilidad.

¿Usar o no usar whatsapp a nivel empresarial?

Hasta ahora habíamos recomendado no usar WhatsApp en las empresas –aún lo hacemos. [Act 22/03/18] No, no es recomendable usar whatsapp a nivel empresa, o para comunicarse con clientes, empleados padres, etc.– pero, ya no podemos decir que está absolutamente prohibido.

Básicamente no podemos decir que está prohibido por varias razones. La primera es que la Agencia Española de Protección de Datos empezó a usar esta App en el canal joven. [Act 22/03/18] Es más, la menciona en su «Guía centros educativos» pág. 26, y da recomendaciones para su uso; la segunda, que en sus sanciones e informes, no la prohíbe sino que habla de la protección de los principios de la protección de datos durante su uso; la tercera  es que el cifrado end to end, da una cierta -no del todo- apariencia de seguridad; y ya la última  y la guinda, que  actualmente está en pruebas la versión para empresas, y seguramente cuando esté disponible muchas empresas se subirán al carro de whatsapp.

Total, que por lo dicho antes, no nos queda de otra, más que dar algunas directrices para que ya que se usa o se va a usar, se use de la forma más correcta y cumplidora posible.

La clave de las 5 claves: cumplir con los principios de la protección de datos

Si pretende usar WhatsApp en su empresa, institución o negocio, tenga en cuenta que debe cumplir los principios de la protección de datos. Hablamos del principio de calidad, información, consentimiento, confidencialidad, seguridad de los datos, entre otros.

Los principios de la protección de datos son críticos para que nuestro uso de whatsapp con fines laborales o comerciales sea relativamente correcto. Hablamos de los principios de calidad, información, consentimiento, datos especialmente protegidos, confidencialidad y seguridad de los datos. Hay más, y por esa razón no se debería usar para estos fines, pues por ahora no son fáciles de cumplir, en especial el relativo la firma del contrato de protección de datos con whatsapp. Hablamos de este contrato, aquí.  

Clave 1. Informe a los usuarios que usará con ellos esa aplicación.

Antes de usar whatsapp para tratar datos personales de una persona, debe informarle de las finalidades de dicho tratamiento. El tratamiento en este caso puede ser, comercial, informativo, de confirmación de citas, de vía de comunicación, o de envío de datos. En cualquier caso, el titular de los datos debe saber del uso de esta herramienta y del fin para el cuál se prevé.

Clave 2. Pedir el consentimiento para tratar los datos por esa vía

Uno de los principios que más quebraderos de cabeza da a las empresas, es el consentimiento. Salvo excepciones, es necesario el consentimiento del cliente. Osea, que para tratar los datos del cliente por ese medio, hay que informar y pedir consentimiento.

Especialmente aquí haremos hincapié en la finalidad comercial. Para remitir información comercial, es necesario conforme al artículo 22 de la LSSI, solicitar el consentimiento expreso del afectado. El consentimiento expreso no es otra cosa que una acción clara afirmativa, informada, libre e inequívoca de que sí, quiere recibir publicidad. Por ese medio. Si no tenéis ese consentimiento, no enviéis publicidad por whatsapp.

Preguntas orientadoras sobre su cumplimiento. Si una o todas es no, !póngase manos a la obra!

  1. ¿En caso de envío de publicidad. Tiene el consentimiento expreso de las personas?
  2. Pide consentimiento a los interesados antes de incluirles en un grupo?
  3. Solicita consentimiento para enviar información personal por esa vía?

Clave 3. Cuide la confidencialidad de los datos que trata en whatsapp

La confidencialidad es uno de los requisitos más especiales que se exigen a una empresa, negocio u organización. Debe garantizarse que esos datos que nos han facilitado, se mantienen a salvaguarda y confidenciales. Que solo los trata el personal autorizado y que no acceden a ellos terceras personas.

Preguntas orientadoras sobre su cumplimiento. Si la respuesta a una o todas, es no, revise y actualice su cumplimiento.

  1. ¿Controla el uso profesional de esta app por parte de su personal?
  2. ¿Ha comprobado que el whatsapp desde el que se comunica su personal con el cliente es de la empresa y no desde su número personal?
  3. ¿Ha informado a su personal que en los grupos con clientes deben evitar compartir datos personales?
  4. ¿Tiene una política de tratamiento de datos vía online? en ella se debería describir las reglas de uso de estas y otras aplicaciones en el ámbito de la empresa.

Clave 4. Ponga medidas de seguridad para proteger los datos enviados o almacenados.

En este caso lo que se puede hacer es limitado, ya que la seguridad de la aplicación como tal, corresponde a WhatsApp. Eso sí, siempre podemos poner medidas de seguridad asociadas al procedimiento de custodia de los dispositivos, que almacenan los datos; del control del uso de la aplicación, etc.. También podrá hacerse a través de medidas de gestión asociadas a una política de uso de la aplicación y protección de los datos personales.

Estás preguntas le darán una idea de las opciones. No las eche en saco roto.

  1. ¿Usa la aplicación para remitir datos de carácter personal? Es mejor no  hacerlo.
  2. ¿Ha dado instrucciones a su personal sobre el tipo de datos que pueden o no remitir a través de esta vía?
  3. ¿El número de whatsapp que se usa para comunicar con clientes, personal, u otros interesados es de la empresa, o de un empleado?
  4. ¿Ha dado instrucciones para no crear grupos sin consentimiento de la dirección?
  5. ¿Elimina el contenido de las comunicaciones cuando han dejado de ser necesarias?
  6. ¿Conoce de forma clara quién y qué grupos de trabajo, o comunicación con clientes hay creados en su empresa?

Sanciones y apercibimientos puestos por la AEPD por el uso de whatsapp

En principio como dijimos antes, la agencia todavía no ha sancionado por el hecho en sí de usar whatsapp. Lo que ha hecho hasta ahora ha sido en relación con los principios de la normativa de protección de datos, y del cumplimiento del artículo 22 de la LSSI, Ley de Servicios de la Sociedad de la información y comercio electrónico.

Primera sanción (Enero 2016). Incumplimiento del artículo 22 de la LSSI. Envío de publicidad sin consentimiento expreso del afectado. 600€.

Primer apercibimiento (octubre 2017). Inclusión en un grupo de whatsapp de un cliente, sin el consentimiento del mismo, incluso en su contra.

[Actualización 31/12/17] Declaración de infracción de AAPP (Noviembre 2017) Creación de un grupo de whatsapp por parte de un Ayuntamiento. En el grupo incluyó al denunciante y a todo el pueblo… Sin consentimiento, usando datos recabados para otros fines.

Actualizaciones importantes por hechos noticiosos

1ª. [Actualización 31/12/2017 con motivo de los apercibimientos y declaraciones de infracción por creación de grupos de whatsapp]

[1] En caso dado, no sería delito, sino una infracción de la normativa de #ProtecciónDeDatos
[2] Es una infracción de: (1) deber del secreto: en el grupo todos ven los datos de todos. Para añadir correctamente a alguien, se le deberá pedir el #Consentimiento, así no hay vulneracion del deber del secreto, ni del principio de #información y consentimiento.
[3] Esta infracción es exigible cuando el grupo NO entra en la EXCEPCIÓN doméstica. Es decir, si es un grupo personal, familiar, NO «salvo cosas raras» no sería sancionable.
[4] La LOPD y el RGPD/GDPR son exigibles a las empresas, negocios, profesionales, y demás tratamientos de datos, comerciales, filantrópicos, etc. que no tengan fines domésticos.]

2ª. [Actualización 22/03/18, con motivo de las noticias que hablan de no usar whatsapp en la empresa, debido a la sanción a Facebook y Whatsapp]

[1] Ya mencionamos más arriba algunas indicaciones dentro del texto

[2]Cuando hablamos de las otras razones por las que no es recomendable usar whatsapp, y mencionamos el contrato de protección de datos, ahí, dábamos en la diana de lo se menciona en muchos de los artículos que han estado saliendo estos días. Whatsapp no cumple con la normativa de protección de datos, no se reconoce como prestador de servicio, y no sigue instrucciones de ningún responsable de fichero. Y, aunque firmara el contrato lo estaría incumpliendo al dar los datos a Facebook, sin consentimiento de la empresa, ni de los usuarios.

[3] Ah sí, al usar whatsapp estamos haciendo una transferencia internacional de datos… otra cosa es que no se transmitan datos personales… depende de cómo y para qué se use.

Conclusiones

Usar las herramientas que trae la evolución de la tecnología está muy bien, pero debe hacerse con precaución. Con la actual LOPD parece que la AEPD, no está siendo especialmente exigente en cuanto al uso de whatsapp, pero, ¿será igual cuando inicie la aplicación del RGPD, Reglamento General de Protección de Datos? No lo sabemos.

La recomendación principal es que siempre, siempre, siempre, se cumpla con los principios de la normativa de protección de datos. Que se proteja el derecho del usuario, y se prime este por encima de todo. A partir de ahí, se debe crear una política de uso de estas herramientas, darlas a conocer al personal, y poner medios para su cumplimiento.

[Act 22/03/18] Esto puede ser un cambio claro de línea por parte de la AEPD. Así que si ha decidido usar whatsapp en su negocio/empresa, pregúntese la razón que le lleva a ello y  si realmente es tan necesario; incluso puede buscar otras opciones menos «comprometidas»

Programa de radio asociado a este tema

El 16/10/2017, en el espacio «Internet en Familia» del Hoy por Hoy Tenerife, de Radio Club ser Tenerife, tratamos este tema. Os dejamos el audio, ya que ha algunas pinceladas que mencionamos durante el programa, y para no extener este post, aquí no las hemos tocado. Por ejemplo las implicaciones en protección de datos, del uso de whatsapp por parte de particulares… hay dato curioso, ¡avisamos!

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Reglamento General de Protección de Datos, ¿Que es?

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La frase “El 25/05/2018, empieza a aplicarse el Reglamento General de Protección de Datos” últimamente se repite con cierto apuro. Quizá, nos falte explicar qué significa la frasesita, y porqué le debe importar a nuestros actuales y futuros clientes, y a todo aquel al que le afecte.

Empecemos por el principio. La normativa de protección de datos ha cambiado, así como suena. Ahora bien, ¡a Dios gracias’!, tenemos hasta el 25/05/2018, un plazo “prudente”, para cumplir con la novedad, el Reglamento General de Protección de Datos – 679/2016 UE, en adelante el RGPD.

Lo que conocemos hasta ahora, la Ley Orgánica, 15/1999, de protección de datos de carácter personal, y su reglamento de desarrollo el RD. 1720/2007, vienen de la una Directiva derogada por el RGPD, la 95/46/CE. Por tanto, el marco legal aplicable será el del RGPD. Todo de ahora en adelante, deberá modificarse para no contravenirlo. Es así como en este momento en España, estamos en medio del proceso de modificación de nuestra querida LOPD. En un post anterior, os comentamos las claves del anteproyecto de modificación.

Ok, todo cambia pero, ¿Qué es el Reglamento General de Protección de Datos?

El RGPD es una norma nacida en el seno de la Unión Europea, con el más alto rango normativo que puede tener una legislación comunitaria. El documento en que se publicó el contenido del RGPD se titula de la siguiente manera «Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE» Ya con esto está todo dicho. O no.

El crear una nueva norma con forma de reglamento, no es casualidad. En primer lugar, se le quiso dotar de la superioridad normativa necesaria para ir por encima de las normas nacionales -que para aprobarlo todos estuvieron de acuerdo-. En segundo lugar, homogeneizar la normativa. Es decir todos los estados tenemos la misma legislación, o casi. En tercer y último lugar, se pretendía que la norma en su momento de en vigor, y en el inicio de su aplicación fuera directamente aplicable para todos, gobiernos y particulares.

El RGPD tiene como finalidad garantizar el derecho a la protección de datos de todos los ciudadanos.

¿A quién aplica el RGPD?

Como dijimos en el anterior párrafo, a todos. Ahora bien, a unos nos reconoce derechos, y a otros les impone obligaciones de hacer, o de no hacer. Por un lado, a los particulares, nos reconoce una serie de derechos, unos ya los teníamos, otros son casi nuevos. Por contra, a las empresas, profesionales y organismos públicos o privados, les impone una serie de obligaciones. Las obligaciones impuestas por el RGPD, pretenden proteger a las personas de las cuales las empresas tratan datos personales, garantizando sus derechos, y limitando sus usos y tratamientos.

Diferencias entre las obligaciones de la actual LOPD y el RGPD

Este post no pretende hacer un examen minuciosos de las reglas que cambian. Ya lo haremos luego, no os preocupéis. Así que a grandes rasgos, las diferencias entre lo que tenemos ahora, y lo que nos llega con el RGPD, son las siguientes:

Cumplimiento limitado a la Ley, vs. Cumplimiento activo.

Hasta ahora, para las empresas, cumplir la LOPD ha sido cosa de inscribir unos ficheros en el Registro General de Protección de Datos; poner las medidas de seguridad del RD 1720/2007 que nos apliquen; poner cláusulas, y firmar documentos. Y luego, que demuestren que he fallado.

Con el RGPD, se introduce el termino Acountability, o cumplimiento activo.  Se plantea el reto de la privacidad por defecto y por diseño. Son las empresas las que tienen que actuar proactivamente protegiendo los derechos de las personas de las cuales tratan, o podrían tratar datos personales. El cumplimiento del RGPD no se basa en una lista concreta de cosas para hacer, sino, de cosas para prever de forma activa. Ahora, se deberá demostrar el cumplimiento, si o si.

Medidas de Seguridad. Ahora, según evaluación de riesgos

Las medidas de seguridad que conocemos de nuestra LOPD y su reglamento de desarrollo, el RD 1720/2007, ya no estarán incluidas como tal en el RGPD. No habrá una lista concreta de medidas a aplicar, sino, que debemos llevar una gestión de riesgos de los datos personales que manejamos.  En este sentido se recomienda el uso, de los controles de seguridad de la familia ISO 27001.

Encargados de tratamiento. De menos a más responsabilidad.

Hasta ahora con la LOPD, se había establecido la obligación de firmar el contrato que exige el artículo 12, y alguna poca cosa más. Pero con el RGPD, las empresas deberán evaluar de forma activa el cumplimiento de sus proveedores. Deberán implementar un protocolo de contratación en el que el cumplimiento de la norma sea un requisito básico para contratarlos;  también el seguimiento de dicho cumplimiento, un requisito para el manteniendo del contrato. El contrato deberá ser más detallado a la relación concreta, los datos tratados, las finalidades y los tipos de tratamientos.  Por lo anterior, se trasladará una mayor parte de la carga del cumplimiento al prestador.

Registros de tratamiento en lugar de inscripción de ficheros. 

Ya no se notificarán ficheros a la AEPD. Ese tan conocido Registro General de Protección de Datos, al que las empresas notificaban los ficheros ; muchas veces era un mero tramite administrativo, vació de cumplimiento activo, ahora ya no existirá. La AEPD ha informado por activa y por pasiva, que pese a que tenemos que cumplir con esta obligación hasta el 24/05/2018, a partir de la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos, el 25/05/2018, ya no se deberá, ni se podrá seguir inscribiendo ficheros. 

Hay muchas más novedades, pero estas son las principales, y además, la idea era hacer corto este artículo. Así que seguimos

¿Cuando tenemos que empezar a cumplir?

Pues cuanto antes, en función de la actividad de la empresa, o de los datos que trate, o de las finalidades o cantidades de datos que tratemos. El caso es que el 25 de mayo de 2018, cuando el Reglamento General de Protección de Datos inicie su plena aplicación, todos los obligados deberán estár cumpliendo. En ese momento el RGPD será directamente aplicable y exigible a todos.

El día de inicio de aplicación del RGPD, o GDPR como son la siglas en inglés, todos los ciudadanos veremos alargada nuestra lista de derechos y herramientas para ejercitarlos, así que las empresas deberán estár listas para garantizar su respeto y ejercicio.

En resumen

El RGPD es el cambio más grande que hemos tenído en los últimos años, en matería de protección de datos. Estos dos daños que nos dierón desde su entrada en vigor, hasta el inicio de su aplicación ya se están agotando y hay que ponerse en marcha si ya no se ha hecho.

Esta norma se ha de afrontar en muchos casos como si de una norma ISO se tratara, o algo similar. Con mucho rigor, compromiso de la dirección y trazabilidad de todos los actos de cumplimiento. Ahora tenemos que demostrar que cumplimos; cumpliendo y registrando ese cumplimiento es como se consigue.

 

 

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Control laboral de recursos informáticos empresariales

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Comentario sobre la ST TEDH caso Barbulescu. Matices de la potestad de control laboral de recursos empresariales -informáticos o telemáticos-  por parte del empresario.

El pasado martes 5 de septiembre se publicó una Sentencia de la Gran Sala del Tribunal Europeo de Derechos Humanos, más conocido como TEDH. Hablamos del Caso Barbulescu VS Rumanía, que ya el año pasado, en enero del 2016, dio de sí muchos titulares.

En la Sentencia vemos la posición de la Gran Sala, luego de que en Abril del año pasado, el aplicante -Barbulescu- solicitára la revisión de la sentencia dictada por una de las salas del TEDH. La sentencia recurrida daba la razón al empleador que había despedido a Barbulescu por hacer uso de recursos informáticos de la empresa -el ordenador- para fines personales durante la jornada laboral.

Resumen. Consideraciones especiales del caso.

Distancia de los hechos y diferencias temporales

Tal como decía Xavier Rivas en una de sus publicaciones, hay que tener en cuenta que los hechos que suscitaron el pleito sucedieron en el año 2007. Hace 10 años, antes de que saliera el primer iPhone, antes de los dispositivos móviles casii ordenadores que tenemos hoy en día. Esta aclaración es importante debido a que entonces era mucho más difícil para un trabajador no hacer uso de los dispositivos de empresa para ver su correo, o para tener una conversación de chat. Hoy en día todos tenemos un móvil con conexión a internet, y con capacidad de lo antes dicho y mucho más. Con esto queremos decir que bueno, era una situación distinta.

El caso surgió por una cuenta de msn, no de correo electrónico

La mayoría de titulares que han comentado la noticia hablan del correo electrónico. Pero, el correo electrónico no es el único recurso de la empresa que es susceptible de ser usado para fines personales por parte de un empleado. También, y entre otros, entran ordenadores, móviles, tablets, impresoras, teléfono fijo, internet -sí, la wifi-, etc.

En este caso fue una cuenta de Yahoo msn personal, a la que el usuario accedió desde los dispositivos de la empresa. Por desgracia, debido a la monitorizacion de los sistemas informáticos que realizaba la empresa, como medida de controlar el absentismo presencial, esa última tuvo conocimiento de las conversaciones privadas del empleado. Y justo, ese carácter confidencial de las conversaciones a las que accedió la empresa es lo que suscito todo el lío.

Novedades a destacar sobre lo que ya se hacía en España

No hay muchas, salvo la de aclarar mejor el alcance en cuanto a recursos afectados, formas de monitorización y alcance de la misma. Por lo demás, en las sentencias que han venido saliendo de nuestro Tribunal Constitucional y del Tribunal Supremo queda claro que la ponderación de derechos, el juicio de proporcionaldiad, idoneidad, interés legítimo, etc. son requisitos indispensables.

Qué debemos tener en cuenta a la hora de aplicar el control laboral en el uso de recursos empresariales.

Diferenciación de dispositivos

La capacidad de control laboral referida a la monitorizacion, se refiere a los dispositivos y recursos de la empresa. No a los privativos de los trabajadores. Recursos tales, como correo electrónico, cuentas de mensajería, dispositivos móviles, ordenadores, impresoras, wifi, etc.

¿Cuándo podría verse afectado el trabajador?

Cuando utilice los dispositivos o recursos de la empresa con fines personales, sin consentimiento del empleador. Puede darse la situación que debido al cargo o las funciones del empleado, la empresa le permita el uso personal de los recursos. En esos casos la empresa debe marcar claramente el alcance y las excepciones de dicho control; o los permisos concedidos, da igual la formula. En situaciones de autorización, si hay monitorización de la actividad, es recomendable para el empleado usar carpetas identificadas como «Personal» para procurar su privacidad.

Requisitos antes para un correcto control laboral de recursos empresariales

Antes de poner en práctica una medida de control laboral o de uso de los recursos empresariales, se deben realizar una serie de juicios. Evaluaciones previas a la puesta en marcha de la medida. Se debe procurar de forma expresa la garantía de los derechos y libertades de los trabajadores; se debe evaluar la idoneidad, proporcionalidad, y mitigar al máximo posible las expectativas de privacidad del trabajador.

Cuando hablamos de expectativa de privacidad no nos referimos a matar derechos, sino a ser transparentes. Si el trabajador conoce los controles realizados por la empresa, también pondrá de su parte medidas para proteger su intimidad y privacidad. Concienciación, la llaman.

Juicios a realizar antes de poner en marcha una medida

  1. Derechos de los trabajadores. Es necesario conocer los derechos de los trabajadores, que podrían verse afectados con dicha medida. Valorar el nivel de afectación.
  2. Proporcionalidad. A partir del punto anterior, identificar si es proporcional realizar la medida prevista.
  3. Idoneidad. Si es idóneo, o si pudiera realizarse, una (punto siguiente)
  4. Búsqueda de medidas menos intrusivas, que garanticen la ponderación de los derechos del trabajador y las del empleador.
  5. Interés legitimo. Es necesario realizar un juicio de la identificación del interés en base al cual se toma la medida de control laboral. Especialmente de su correspondencia con la garantía de los derechos de los empleados.
  6. Modos de información previa. Pasados todos los juicios anteriores, habrá que identificar la forma idónea de informar a los trabajadores. Informar, formar y evitar las expectativas de privacidad son las claves de una correcta información a los usuarios. Cualquier modo encubierto podría dar problemas.

 Se debe informar:

  1. De la medida de control laboral de recursos empresariales que se realizará.
  2. El alcance concreto de la medida.
  3. Si existe monitorización de actividades, la forma en que se realizará, los contenidos, medios y recursos afectados.
  4. La base jurídica en el que se basa la realización de la medida. Hay que tener en cuenta, de forma especial lo relativo al artículo 20 del Estatuto de los Trabajadores.

¿Mi empresa puede ver mi correo electrónico?

Pues tal como aparece en una de nuestras preguntas frecuentes, sí. Al fin y al cabo es un correo de empresa, si te vas en muchos casos lo seguirá gestionando un compañero, o se redirigirán las comunicaciones a uno.

Bueno es aclarar que en la mayoría de los casos no hay alguien cotilleando todo el tiempo lo que hacemos, sino, que eventualmente podrían hacerlo. Es una de las facultades derivadas de la potestad de control que tiene la empresa. También por cuestiones de privacidad, protección de datos, y compliance.

Siempre que se informe adecuadamente, se lleve a cabo de forma ordenada, y no se vulneren los derechos, sí, lo pueden hacer. Eso sí, hablamos del correo de empresa, ese recurso tan valioso que te pueden asignar de forma personalizada, o genérica.

Finalmente

Estamos en cambio y evolución constante, la tecnología es lo que tiene. Avanza y avanza como si no hubiera mañana. En nuestras manos está proteger nuestra privacidad e intimidad. Conozcamos las reglas de nuestras empresas, enterémonos de nuestras limitaciones, y según sea el caso, si tenemos un móvil personal, manejemos desde ahí nuestras cosas personales.

Os recordamos que todos los lunes, siempre que no hayan cosas extraordinarias, estaremos al aire en Radio Club Ser Tenerife, hablando de internet, tecnología, privacidad, derechos, protección de datos, riesgos, ciberseguridad, consumo, compliance, reglamento europeo de protección de datos, LOPD, RGPD, GDPR, entre otros.

Comentario y explicación en la radio

Debido a la cercanía de las fechas, este contenido lo desarrollamos el pasado lunes 12/09/2017, en el inicio del curso escolar, de la radio. Por cierto, sí, volvemos a colaborar en una nueva temporada de Hoy por Hoy Tenerife, de Radio Club Ser Tenerife. En nuestro espacio de los lunes, Internet en Familia.

Os dejamos el audio, en el que comentamos con Juan Carlos Castañeda, lo relativo a la sentencia; también damos recomendaciones básicas para empresas, y claro, para los trabajadores.

 

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Adecuación legal web (I). Introducción

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Los titulares de páginas web deben realizar una adecuación legal web. La finalidad es cumplir aquellas leyes que se han erigido como garantes de los derechos de las
personas en internet.

Con la expansión de internet, cada vez somos más propensos a realizar transacciones a través de la red. Necesitamos seguridad jurídica, y estas leyes bien aplicadas nos ayudan a conseguirla.

Hay que recordar que en su momento parecía que internet era el Salvaje Oeste. Nada más lejos de la realidad. Pero, para evitar confusiones, y aclarar algunas
líneas muy delgadas, se creó la regulación especifica de los servicios de la sociedad de la información.

Nota: artículo actualizado el 04/11/2018 para incluir lo relativo a la adecuación web al RGPD – Reglamento General de Protección de Datos UE 679/2016.

¿Qué leyes se tienen en cuenta en una adecuación legal web?

El ecosistema jurídico aplicable a los negocios en interner, es el mismo que es de aplicación en su parte física. Tenemos al Código Civil, Código de Comercio, Código Penal, entre otros. Luego, las leyes especiales que imponen obligaciones concretas a aquellas empresas y profesionales que gestionan y explotan una página web.

Específicas de negocios en internet
Relativas al producto/servicio y actividad económica

Las anteriores para empezar. A partir de ellas hay que sumar la legislación específica relativa a la actividad que se realice. Así como la de los productos o servicios ofrezca. Esto para transacciones B2C (negocio a persona física)

Para transacciones B2B (negocio con negocio)  pues oye, que venga el Código Civil y la legislación mercantil y repartan cuantas reglas hagan falta.

En nuestros post hablaremos del caso que más se presta para generalizar. El B2C, y las leyes básicas aplicables a casi toda la generalidad de páginas web de negocios o profesionales.

Pero, ¿cuáles son las leyes que debo cumplir en MI web?

Sabiendo de antemano que existe una regulación de los servicios prestados u ofrecidos a través de internet, así como que es de aplicación todo el ordenamiento jurídico básico de nuestro país, le dejamos una pequeña tabla que le permitirá identificar fácilmente las leyes que debe cumplir.

Lista indicativa, una opción no excluye la otra. Lo más probable es que salga, LSSI y el RGPD, casi siempre.

 

Y, ¿De esas Leyes qué tengo que hacer?

Bueno, nuestro propósito inicial fue escribir un solo artículo que resumiera todas las obligaciones. Como iba a quedar tipo testamento -de lo largo- haremos, otros 3 artículos que cumplimenten este. Serán sobre la LSSI-CE, el RGPD y la LGDCU.

Para resumir, os ponemos lo que a nuestro juicio son los dos pilares de estas tres leyes. El principio de información y transparencia, y el de consentimiento. Los demás son completamente transversales en asociación con estos.

Principio de información y transparencia.

En nuestras transacciones online, sean gratiutas u onerosas nos interesa tener seguridad jurídica. Saber que nuestros derechos serán respetados y que quien está del otro lado, va a cumplir su parte del trato.

  1. En la LSSI, artículo 10, encontramos la obligación publicar toda la información del titular de la web. Datos identificativos, fiscales, de contacto, de localización y registro. En caso de profesiones reguladas también se piden información específica. Si en la web se ofrecen productos o servicios deben aparecer claramente los precios, impuestos aplicables y gastos de envío. Entre otras.
  2. El RGPD por su parte dispone en el artículo 5.1 en su apartado a) el principio de transparencia en relación al tratamiento de datos del interesado, y en su artículo 13 relativo al derecho de información, establece que se facilitará toda la información siguiente al interesado: la identidad y los datos de contacto del responsable, los fines a los que se destinan los datos personales, los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos personales, el plazo durante el cual se conservarán los datos personales, así como la existencia del derecho a solicitar al responsable del tratamiento el acceso a los datos personales relativos al interesado, y su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, o a oponerse al tratamiento.
    NOTA: En este apartado el artículo original hacía mención a las obligaciones de información de la LO. 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal.
    Hace dos semanas la AEPD publicó su informe sobre ‘Políticas de privacidad en Internet. Adaptación al RGPD’. No quedó títere con cabeza, y definitivamente
    ese informe hecho de oficio por la Agencia deja claro que no se van a andar con chiquitas a la hora de evaluar el cumplimiento de los responsables. Puede ver el informe aquí https://www.aepd.es/media/estudios/informe-politicas-de-privacidad-adaptacion-RGPD.pdf
  3. La LGDCU, va más allá que la LSSI en lo relativo a los derechos de los consumidores y usuarios. Exige que todo tipo de información relativa a la venta o contratación, sea fácilmente accesible siempre para los consumidores. Así mismo que estos siempre tengan claro: cuál es el proceso de compra, los precios de los productos, del envío, la posibilidad del ejercicio del derecho de desistimiento, cancelación de la transacción, entre otros.
Principio del consentimiento.

Os podéis imaginar que, si estas leyes pretenden garantizar los derechos de los usuarios, uno de los puntos clave es priorizar la necesidad del consentimiento bien para recabar datos, para el envío de publicidad, o para la formalización de una transacción o cualquier otra finalidad que así lo requiera, así como la normativa aplicable: casos y leyes:

  • El Reglamento General de Protección de datos dispone que el consentimiento ha de ser inequívoco, es decir, se ha de prestar mediante una manifestación o una clara acción afirmativa del interesado.
  • Por otro lado la LSSI, en sus artículos 20, 21 y 22 exigen, no solo información, sino, la autorización expresa. Ojo, expresa, para el envío de publicidad. Claro, también hay alguna excepción, la más importante, y asociada a la pronto inicio de aplicación del RGPD, será la del interés legítimo.
  • En la LGDCU -por recordar, Ley General Para la Defensa de Consumidores y Usuarios- solo se podrán entender como realizadas aquellas transacciones que sean realizadas con el consentimiento y aceptación plena e informada del consumidor. Aquellas se realicen de forma engañosa, no tendrán validez.

Conclusiones

Tener una página web requiere de una visión de amplio espectro. Que no solo se vea por la consecución del fin de su puesta en marcha, sino también, de la defensa y garantía de los derechos de nuestros destinatarios del servicio o consumidores.

El cumplimiento de estas normas, no solo protege los derechos de los usuarios o consumidores, sino también de los del titular de la web. Con el cumplimiento de las normas en muchos casos limita su responsabilidad, así como evita incidencias mayores al poner en claro las reglas del juego. Las leyes están para cumplirlas, pero si además las cumplimos como valor añadido podremos conseguir que nuestro sitio web sea reconocido por su fiabilidad y cumplimiento.

Si necesitáis ayuda con la adecuación legal de vuestra web, ecommerce, palataforma Saas, o cualquier otro servicio de la sociedad de la información, no dudéis en contactarnos. Nuestro nuestro servicio de adecuación legal web, software y app, ha sido diseñado para eso.

PS/ Pronto publicaremos el siguiente artículo. Adecuación Legal Web (II). La LSSI.

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Habemus Anteproyecto de Ley Orgánica de Protección de Datos

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La reforma de la Ley Orgánica de Protección de Datos es ya un hecho. El pasado viernes 23 de junio, el ministro de Justicia, D. Rafael Catala Polo, presentó ante el Consejo de Ministros, un informe sobre el anteproyecto de  Ley Orgánica de Protección de Datos para adaptarla al reglamento UE 2016/679.

[Actualización 28/06/2017] Hoy se ha publicado el Trámite de Audiencia de información pública del Anteproyecto de modificación de la Ley Orgánica de Protección de Datos. El plazo para presentar observaciones, finaliza el 19/07/2016.  [Actualización 14/01/17] Finalmente el 24/11/2017 el Consejo de Ministros, elevó al Congreso la propuesta de Proyecto de Ley de Protección de Datos. Vamos a ver las enmiendas… Aquí el doc.

Razones por las que se modifica la LOPD

La modificación de la Ley Orgánica de Protección de Datos, obedece a los cambios legislativos introducidos por la Unión Europea, con la aprobación del Reglamento UE 2016/679 (RGPD EU) que entró en vigor el 25 de mayo del 2016, y será de aplicación a partir del próximo 25 de mayo de 2018.

Como es sabido los Reglamentos EU no requieren de una transposición al ordenamiento jurídico interno de los estados. Son de aplicación directa. Pero, como el RGPD en su contenido ha dispuesto que algunos puntos polémicos sean legislados por los estados, por eso se modifica la LOPD. Ahora, no hay carta blanca para nuestro legislador, todo lo que haga debe estar siempre dentro de los marcos establecidos por el Reglamento.

En el caso de España, se ha previsto modificar nuestra actual Ley Orgánica de Protección de Datos. No se creará una regulación nueva, sino que se adaptará  la actual para que no contravenga el RGPD, y a su vez legisle aquellos puntos que están al arbitrio de nuestro legislador.

¿Porqué una Ley Orgánica?

Teniendo en cuenta que hablamos del derecho fundamental a la protección de datos, que se encuentra amparado en el artículo 18.4 de la Constitución española, nuestro ordenamiento requiere que su regulación se haga a través de una Ley Orgánica. Esto presupone una garantía adicional durante el proceso legislativo, ya que requiere una mayoría absoluta para su aprobación, así como para cualquier tipo de reforma.

Novedades de la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos

Si nos basamos en el contenido del informe presentado por el ministro de justicia, hablamos de

  • Tratamiento de datos de personas fallecidas por parte de sus herederos.

  • La edad para el consentimiento, se reduce desde los 14 a los 13 años.

  • Aparece el principio de transparencia.

  • Se regulan los sistemas de información crediticia, videovigilancia, exclusión publicitaria (listas Robinson), la función estadística pública y las denuncias internas en el sector privado (whistleblowing).

  • Se incide también en los derechos de:

    • acceso
    • rectificación
    • supresión
    • limitación del tratamiento
    • portabilidad

  • Se introduce la obligación de bloqueo.

Ahora bien, no son los únicos cambios que introducirá, también hemos de recodar que el Reglamento Europeo de Protección de Datos, nuestro querído RGPD, incluye una nueva forma de hacer las cosas. Ya no es «demuestra que no lo has hecho mal» ahora debemos demostrar que lo hemos hecho bien. Es el accountability, o cumplimiento activo.

Ya no tendremos una lista de medidas de seguridad, ahora hemos de hacer una evaluación de riesgos. Y a partir del resultado, hemos de implantar cuantas medidas de seguridad necesitemos, independientemente de su naturaleza.

Y claro, no podemos olvidarnos, en este recuento -genérico- de novedades, de las Evaluaciones de Impacto en la Privacidad. Esas que traerán un tanto de cabeza a las organizaciones que deban realizarlas; y tampoco podemos terminar este apartado sin nombrar al Delegado de Protección de Datos –DPO/DPD.

Vamos, que novedades hay muchas, y nuestro antiguo proyecto de adecuación LOPD va a tener que evolucionar a la fuerza. Tendremos que mejorar nuestro cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos para cumplir con el RGPD y evitar las sanciones, que ¡oh sorpresa! también será modificado el régimen sancionador.

¿Y cuál es el siguiente  paso?

Se deberá presentar la propuesta de modificación al Congreso de los Diputados acompañada de una Exposición de Motivos y de los antecedentes necesarios para  que se pronuncien sobre ella. Luego vendrán las enmiendas, las votaciones, los acuerdos, etc. Uff, nos queda un largo tramo, y al ser una Ley Orgánica y con nuestro parlamento tan fraccionado tenemos que cruzar los dedos para que llegue a tiempo.

¿Cuándo entrará en vigor la nueva LOPD?

La respuesta es «depende». Depende de que se cumplan los plazos que conocemos a día de hoy. Son los siguientes:

  • La directora de la Agencia Española de Protección de Datos, Dª. Mar España, el pasado 28 de mayo dijo que esperaban tener la nueva LOPD aprobada y publicada poco antes de que iniciara la aplicación del RGPD.
  • OJO: Hoy, 26 de junio gracias a el DiarioLaLey de WK hemos tenido acceso al documento en pdf del anteproyecto  y dice que la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos entrará en vigor el 28 de mayo del 2018, el mimo día que el RGPD.

Lo que nos queda es empezar a cumplir el RGPD

Definitivamente no podemos dormirnos en los laureles esperando la nueva LOPD. Hay que iniciar un proceso de evaluación de nuestros sistemas de tratamiento de datos, para ir aplicando el RGPD. Iniciar cuanto antes nuestro proceso de adecuación es el plan más idóneo.

Si queréis podéis echar un vistazo al contenido del anteproyecto, que es un buen primer paso. Pero recordad que todavía quedan las enmiendas y todo lo relacionado con el proceso legislativo;  a día de hoy LA FUENTE es el Reglamento Europeo de Protección de Datos.

Si necesitáis ayuda para la adecuación a la normativa de protección de datos, no dudéis en contactar con nosotros. Estaremos encanados de prestaros nuestros servicios.

 

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2º Resumen 9ª Sesión Anual Abierta AEPD

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Ayer, tuvo lugar la 9ª Sesión Anual Abierta AEPD, de la Agencia Española de Protección de Datos. Sobre las 10 de la mañana hicimos un breve resumen de la primera parte de la jornada. Hoy pretendemos hacer un resumen de la segunda parte de la jornada, que no será más corto, pero si más sustancial.

Hemos de decir que mucha parte de la jornada transcurrió en la reivindicación de lo que ha hecho la agencia hasta ahora respecto a su plan estratégico. En este artículo nos centramos solo en los datos de la jornada que consideramos relevantes, o nuevos, que no se encontrarán en guías o documentos ya publicados. Esperamos que os sea de utilidad.

La jornada de la AEPD. Expectativas

Las expectativas eran muy altas, todos esperábamos, el que más o el que menos:

    1. El borrador de la propuesta de modificación de la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal, pero no llegó.
    2. RGPD: Nueva información sobre los criterios de la AEPD, aclaración de términos indeterminados o ambiguos, etc. y claro, documentación.

Por los comentarios de twitter, y corrillos que se formaron en el evento, podemos decir que la jornada se inició con grandes expectativas, que a medida de su desarrollo, no se vieron del todo alcanzadas. Quizás es que la agencia tampoco tiene claro muchas de las cosas que esperamos conocer. Podéis ver los vídeos de la jornada, aquí.

Sobre la modificación de la LOPD

Como antes dijimos, casi todos esperábamos el borrador de la propuesta de modificación de la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal. Nos hubiéramos conformado con una fecha de publicación del mismo. Pero no, nada de nada, excepto una calendario previsible.

La única información facilitada a este respecto, es la que dio la directora de la AEPD, Dª. Mar España, en su intervención.

El pasado viernes 19/05/17 se aprobó en la Comisión General de Codificación, el texto presentado por la ponencia de Agencia Española de Protección de Datos, ahora es el momento, del impulso legislativo por parte del ministerio. Comenzara a circular próximamente a través de la Comisión de Secretarias y subsecretarias de estado, y antes de verano previsiblemente será publico el trámite de información pública, donde todos ustedes podrán hacer propuestas. Ha sido una ley compleja …. Me van a perdonar, que por el principio de confidencialidad no pueda dar más detalles.

Confiemos que pueda estar aprobada, dependiendo de la tramitación, para mayo del 2018

 

Re-resumen de la primera parte 

  • La AEPD está trabando con ENAC sobre el certificado del  Delegado de Protección de Datos DPO – DPD, en España. Están preparando directrices sobre requisitos técnicos y de evaluación.
  • La AEPD está trabajando con CCNCERT para adaptar la herramienta PILAR al RGPD, para que sea a utilizada por los Responsables de Tratamiento Públicos y así facilitar su cumplimiento.
  • Anuncia la colaboración con los distintos ministerios para la difusión y formación en materia de Reglamento Europeo de Protección de Datos para todas las Administraciones Públicas AAPP.
  • Para después del verano según les concedan medios, la AEPD tiene previsto la puesta en marcha Unidad de atención a los responsables y profesionales de privacidad. Solo habrán dos personas, así que la agencia sugiere sistematizar y canalizar las consultas de los profesionales a través de las asociaciones profesionales. No coment.
  • El grupo del artículo 29, está trabajando en varios documentos de directrices sobre, Consentimiento, Perfilado, Certificaciones, Transparencia,  Notificaciones de violación de seguridad y Herramientas de transferencias internacionales. La adopción de estos documentos está prevista para el año 2018, pero algunas serán aprobados y publicados para recoger las opiniones  de los interesados, en el próximo plenario del grupo, a principios de junio.
  • El consentimiento tácito que se darán indicaciones y sugerencias, algunos ejemplos en los cuales la AEPD, entiende que podrá encontrarse en algunas causas de legitimación en casos concretos.
  • Presentación de la Herramienta NanoPymes
Herramienta NanoPymes.

Se trata de una herramienta diseñada por la AEPD para facilitar el cumplimiento de micro pymes, que traten datos con nivel de riesgo para la privacidad, muy bajo (prácticamente inexistente). La herramienta es una herramienta web, gratuita y que facilita parte del cumplimiento por parte de los sujetos antes mencionados.

Resaltamos la aclaración del D. Andrés Calvo, coordinador de Evaluación y Estudios tecnológicos de la AEPD:

La cumplimentación de los formularios de la herramienta, no significa que se haya cumplido con la herramienta. El asesoramiento por parte de la Agencia o un tercero va a seguir siendo necesaria.

En ningún caso se va a reducir el cumplimiento a pulsar un botón o rellenar un formulario.

 

Ahora sí, la segunda parte de la jornada

Quien escribe este post, cree que la segunda parte fue muy atropellada, mucha información a la vez que los ponentes batían récords de palabras por minuto. Por este motivo, hablaremos de forma global de las ponencias de esta parte:

Ponencia Exposición nuevas directrices para aplicación del RGPD

El ponente, D. Rafael García Gonzalo. Jefe del Departamento Internacional de la AEPD. Habló de las 4 guías hasta ahora presentadas, por el Grupo del Artículo 29. El ponente procuró comentar el contenido de las guías, y a su manera, aclarar en parte su contenido. Aclaraciones importantes:

    1. Aceptación significativa o sustancial en Tratamientos Transfonterizos: no hay definición pero facilitan elementos para determinar si existe tal afectación. Y así se mantiene. Ver el RGPD.
    2. El Delegado de Protección de Datos:
      1. Que sea externo deberá cumplir con los mismos requisitos técnicos y profesionales exigibles a los delegados internos.
      2. Para evitar conflictos de intereses, se debe hacer una lista de actividades compatibles e incompatibles, en las que podrá o no participar el delegado.
    3. Sobre el derecho a la portabilidad, no supone que los Responsables del tratamiento, tengan que adoptar sistemas compatibles sino interoperables. Importante, ¡eh
    4. Sobre los criterios para evaluar si es necesario hacer una Evaluación de Impacto en la Privacidad. Si de la lista facilitada por el Grupo del Artículo 29. Regla básica, si aparecen 2 o más de los criterio se debería hacer la EIPD.
    5. La Consulta  a la Autoridad de Protección de Datos, es exclusiva para aquellas situaciones en las que una vez realizada la EIPD, y puestas las medidas correctivas, persiste un alto nivel riesgo que no puede ser corregido.
Ponencia. Nuevas funciones de las autoridades de control y evaluaciones de impacto.

Ponente, D. Pedro Colmenares, Subdirector General de Inspección de la AEPD. Os diremos que fue una de las ponencias más entretenidas. La ponencia versó sobre los retos de cambio que deben afrontar las Autoridades de Control, deberán cambiar a la realidad del RGPD. Sobre los cambios generales que introducirá la aplicación del reglamento en la memoria anual de la AEPD.  

El segundo tema de esta ponencias fue las EIPD, y nos gustaría destacar una aclaración hecha por el ponente.

Teniendo capacidad de hacer la EIPD,  aunque  no se vean obligados a hacerla,  pues seguramente, será muy oportuno que en su caso, ante la duda, las realicen

Ponencia.  Informes y sentencias Relevantes

Ponencia de D. Agustín Puente. Como siempre, en este punto los temas tratados son completamente variopintos, y útiles. Algunas de las sentencias mencionadas que recomendamos ver, tienen que ver con pseudoanonimización; condiseración de la IP dinámica como dato personal; acceso y utilización de datos de los clientes del franquiciado por la franquicia; recogida de datos de internet con software; publicación en youtube de ceremonia religiosa; uso de datos de personas de contacto; culpa in vigilando de Responsable respecto al cumplimiento del Encargado. Entre muchos otros.

Ponencia. Actualización de criterios

Ponente, D. Jesús Rubí. Esta ponencia fue muy práctica, D. Jesús, sentencias en mano, se dedicó a recordar los criterios clásicos de la AEPD, aplicadas en las instrucciones y expedientes sancionadores.

      • Cruce de de bases de datos publicitarios con la Lista Robinson, siempre, salvo que se tenga autorización expresa. pantallazo
      • Acceso indebido a historias clínicas, por parte de profesionales. La AEPD sanciona al Responsable, pero le solicita que depure responsabilidades del profesional. 

Consultas planteadas por los asistentes durante la inscripción.

La mayoría de presuntas tuvo que ver con el Reglamento Europeo de Protección de Datos. No cabe duda que es un tema que preocupa e interesa a la par. Datos que podríamos considerar aclaratorios y se pueden considerar interesantes.

        • El Delegado de Protección de Datos:
          • Puede ser externo o interno, pero en cualquier caso deberán cumplir con todos los requisitos exigidos. Por ser externo no se rebajan.
          • Debe ser una persona concreta, con independencia de si le apoya un grupo o un departamento completo. Consulta contestada por D. Agustín Puente.
          • Lista orientativa de la AEPD, sobre  Responsables que seguramente necesitarán un DPO.
        • Certificación de profesionales.
          • No es requisito indispensable para acceder al puesto de DPO.
          • Habrán otras maneras de acreditar los conocimientos y cualidades profesionales que el reglamento requiere.
            • Cualidades profesionales. Especialización y práctica.
            • Capacidad para desempeñar las funciones.
          • Será un instrumento para garantizar transparencia y garantía.
        • Desaparece la exención del artículo 2.2 RDLOPD sobre tratamiento de datos de contacto. Son datos personales en todo caso, aunque a veces exista legitimación para tratarlos. Pantallazo
        • Consentimiento.
          • En el RGPD es una clara acción informativa.
          • Se podrán agrupar las finalidades en lugar de tener mil casillas.
          • Si en el aviso legal está claro todo, con la aceptación del mismo el usuario está aceptando.
          • Mencionan la opción de consentimientos en sentido negativo. Siempre que el usuario manifieste su aceptación.
          • El consentimiento tácito en la publicidad se considera nulo y genera un efecto en cascada respecto a todos las partes inmersas en el tratamiento de los datos.
          • El marketing como interés legítimo.
          • Con el RGPD decimos adiós al concepto de datos accesibles al público.
          • Las opciones puestas en la presentación son múltiples, miradlas.
        • No se puede considerar el Título VIII del RDLOPD como metodología de Análisis de riesgos.

Conclusiones

Como antes mencionamos, esperábamos que la jornada diera mucho más de sí. Más información sobre el Reglamento, sobre los criterios que aplicará la agencia, materiales, en fin, mucho más. Ahora bien, tal como salió, también fue de gran utilidad, y estamos seguros que lo dicho, ya ha abierto caminos y opciones.

Esperemos que en breve tengamos noticias de la modificación de la LOPD, más guías de la agencia y del grupo del artículo 29. Esa es la única manera de que podamos llegar al 25 de mayo del 2018, cuando inicia la aplicación total del Reglamento Europeo de Protección de Datos, y que estemos cumpliendo al máximo.

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Resumen1 9AEPD. 9ª Sesión Anual Abierta AEPD

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Hoy 25 de mayo, está teniendo lugar la 9ª Sesión Anual Abierta 9AEPD, de la Agencia Española de Protección de Datos. Pretendemos hacer un resumen de la jornada. [Act 29/05/17]El primero, este resumen que va desde el inicio de la jornada. La segunda parte y resumen general (muy concentrado) podéis leerla aquí.

En este momento 9:36 (península), durante el receso, queremos hacer un breve resumen de lo comentado:

Datos destacados de la intervención de la directora de la AEPD, Mar España

  1. La directora recalca que el plan estrategico de la AEPD se está desarrollando de forma controlada pero efectiva.
  2. Menciona todas las guías que han publicado en el último año sobre el Reglamento Europeo de Protección de Datos RGPD.
  3. Anuncia la publicación de guías para colegios  y padres, con el fin de ayudar en la formación en materia de seguridad en internet, a los menores, y para que aprendan sobre el uso de las aplicaciones de mensajería y canales de comunicación con la AEPD.
  4. Anunció la publicación, hoy de la guía Protección de Datos: Guía para el Ciudadano
  5. También anuncia la publicación de guías e instrucciones por parte del Grupo de Artículo 29, para ayudar a los responsables de cumplimiento del Reglamento Europeo de Protección de Datos RGPD. Menciona que tratarán los siguientes temas, muy esperados por los profesionales de la protección de datos:
    1. Anonimización de datos
    2. Privacidad por Defecto
    3. Privacidad por Diseño
    4. Evaluaciones de Impacto en la Privacidad
    5. Evaluaciones de Riegos.
  6. Da algunas cifras que aparecerán en la memoria anual del 2016, de la AEPD, y que todavía no ha sido publicada.
    1. El 73% de la sanciones impuestas por la #AEPD fue para telecos y empresas de energía.
    2. Entre denuncias y tutela de derechos, recibieron sobre 12.000 solicitudes.
    3. Han estado aplicando reducciones del 20% a las sanciones impuestas, en casos de:
      1. Reconocimiento de la infracción
      2. Pago espontaneo
  7. La AEPD está trabando con ENAC sobre el certificado del  Delegado de Protección de Datos DPO – DPD, en España. En este sentido, la directora destaco la importancia de la certificación como garantía de profesionalidad.
  8. La AEPD está trabajando con CCNCERT para adaptar la herramienta PILAR al RGPD y que sea utilizada por los Responsables de Tratamiento en la realización de Evaluaciones de Impacto en la Privacidad EIPD, y los análisis de riesgos.
  9. Anuncia la colaboración con los distintos ministerios para la difusión y formación en matería de Reglamento Europeo de Protección de Datos para todas las Administraciones Públicas AAPP.

Siguiente intervención. 9AEPD

En la siguiente intervención se comentaron las distintas guías y herramientas publicadas a día de hoy, por la AEPD.

  1. En este sentido, anunciaron la futura puesta a disposición de las micro pymes, de la herramienta NanoPymes, que como su nombre indica, está dirigido a pequeñas empresas para facilitar su cumplimiento del RGPD. Ahora bien, hay que recordar que esta herramienta está dirigida a pymes que hacen tratamientos de datos básicos y con un nivel de riesgo para la privacidad de los usuarios, mínimo.

El representante de la AEPD, recuerda que usar la herramienta no es sinónimo de cumplimiento. Ademas de poner todos los datos en NanoPymes, hay que implantar las medidas de seguridad que se recomiendan, y llevar los documentos que corresponden.

También aquí anunciaron la futura apertura de un canal de atención al responsable del tratamiento y profesionales de  la privacidad.

Entrega de los premios AEPD.

Desde aquí felicitamos a los premiados, todos con una clara intención de divulgación y ayuda a los ciudadanos, de todas las edades, con respecto al uso adecuado de sus datos, y la defensa de su derecho a la protección de datos.

Por ahora, eso es todo, volvemos a seguir la jornada.  Saludos y enhorabuena a los premiados

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