¿Qué relación hay entre el reciclaje y la digitalización? A simple vista, puede parecer que no tienen relación alguna, pero van más de la mano de lo que creemos.
Muchas empresas se han sometido a procesos de transformación digital en los últimos años, dando lugar a cambios en su forma de trabajar y a que el papel, hasta ahora un gran aliado en el lugar de trabajo, quede relegado a un segundo plano, pues tendemos a optar por otras alternativas más cómodas, sostenibles y seguras.
Aun así, ¿sabías que, de media, un trabajador puede llegar a consumir hasta 60 kg de papel y cartón por año en la oficina? Por tanto, aunque con menos fuerza, el papel sigue estando ahí y, por eso, en este post, queremos contarte todos los aspectos que tienes que tener en cuenta para apostar por el reciclaje, la reutilización y la destrucción segura de los documentos que manejes, en cumplimiento con el RGPD y asegurando la protección de los datos que trates.
¿Cómo destruir o eliminar los datos correctamente?
Cuando hablamos de tratamiento de datos, nos referimos a cualquier operación o actividad que podamos llevar sobre ellos, desde la simple recogida, hasta la destrucción. Y, por ello, durante todo el ciclo de vida de esa información, y hasta el mismo momento en que la eliminemos, debemos adoptar medidas que aseguren su protección.
Hay muchas formas de destruir la documentación de forma segura, desde proceder a su queme hasta usar una destructora de papel (recomendamos esta última especialmente). También puedes hacerlo manualmente, pero siempre asegurándote de que no sea posible reconstruir fragmentos o identificar algún dato.
Conserva sólo aquello que necesites
Nuestra normativa de protección de datos es muy joven y, por ello, aunque fija criterios como el de limitación del plazo de conservación, que implica que los datos no pueden conservarse indefinidamente, no existen muchos plazos concretos de conservación en nuestro ordenamiento jurídico, pues no se ha actualizado en ese sentido. Pero es importante que recuerdes esa premisa: solo debes conservar la información si existe una justificación para ello.
Por ello, es conveniente que lleves a cabo una revisión periódica de los datos de que dispongan, a fin de determinar si debes borrarlos. Puede ser que aún los necesites para dar cumplimiento a tus obligaciones legales o contractuales, o por otras exigencias; pero, si no encuentras justificación de tipo alguno, lo mejor es no conservar esa información.
Busca proveedores que reciclen o destruyan de forma segura
Otra vía para implementar buenas políticas de reciclaje o destrucción segura de la documentación en tu organización, es colaborar con prestadores de servicio especializados en estas áreas. Son muchas las empresas que se dedican a la custodia de documentos, y también las hay que proceden a su transporte y destrucción segura, o a su reciclaje.
Has de tener en cuenta que, si contratas uno de estos servicios, ese prestador puede acceder, aun de forma indirecta, a datos que son de tu responsabilidad, por lo que debes ser precavido a la hora de seleccionarlos. En este sentido, puede resultar muy útil que el prestador contratado cuente con documentación acreditativa de que sus procesos y métodos de trabajo son seguros, por ejemplo, certificados como la UNE 15713, de destrucción segura de material confidencial.
Reciclaje y RGPD: aspectos importantes a tener en cuenta
Muchos espacios de trabajo disponen de un entorno en el que se almacenan folios reciclados. Es decir: papel que ya se ha utilizado para alguna función anterior pero que continúa estando en buen estado, por lo que se guarda para su reutilización. Si éste es tu caso, hay algunas recomendaciones que te serán muy útiles:
- Antes de proceder al reciclaje o reutilización del material, examina bien su contenido
- Si incluye datos personales, deberás implementar medidas para que los mismos no sean identificables, como su tachado, por ejemplo
- Si lo anterior no resulta posible y los datos quedan a la vista, siempre es mejor proceder a la destrucción segura del documento. Esto es sumamente importante, e incluso hay una sanción de la AEPD a una abogada por reutilizar documentos que incluían información personal en el reverso
- Preferiblemente, los folios reciclados debes usarlos para gestiones internas, anotaciones o similares, y no para finalidades que exijan que sean accesibles por terceros, tanto por limpieza y estética, como por seguridad.
Protocolo para un reciclaje seguro
Como siempre, para actuar de forma correcta en materia de protección de datos, lo mejor es prever los riesgos antes de pasar a la acción. Por ello, como buena práctica, te recomendamos que crees en tu organización un protocolo de reciclaje, reutilización y destrucción segura de los datos, y así ya dispondrás de pautas para saber cómo actuar.
Todo lo tratado en este post puede servirte de inspiración, pero como idea, algunos aspectos que podrías incluir en el mismo:
- Qué documentos pueden reutilizarse y cuáles no
- Cómo destruir la información de forma segura
- Cómo manejar o qué uso dar a los documentos reciclados
- Quién puede acceder a esos documentos
- Cómo actuar ante una brecha de seguridad relacionada con lo anterior
- Y, aunque no ha sido el tema principal del post, implementar medidas de destrucción segura de los archivos digitales. Por ejemplo, dispones de diversos programas y aplicaciones que pueden ser de mucha ayuda para ello.
Para ir cerrando…
Es enormemente positivo que cada vez sean más las organizaciones que optan por el reciclaje, pero no debemos olvidar el impacto que, como hemos visto, pueden tener estas prácticas en los datos y su protección. Asegúrate de disponer de las herramientas suficientes para tener métodos seguros, cumplidores y, sin duda, crearás un entorno más sostenible, a la par que evitas incumplimientos normativos. ¡Gracias por leer!
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