Cumplimiento web. Tratamiento de fotos y comentarios en la web

¿Puedo publicar fotos de mis clientes en Internet y redes sociales y tener un cumplimiento web adecuado? Quizás es algo que te has preguntado más de una vez ya que su uso ayuda a posicionar y generar visitas a tu web. En este post te damos las claves para que puedas utilizar las redes como lanzadera al mundo, a la par que cumples con la normativa de protección de datos.

Comentarios en blog, opiniones y valoraciones. Cumplimiento web

Es probable que, para dar a conocer tu negocio e interactuar con los usuarios, cuentes con un blog o con un espacio en el que estos puedan hacer valoraciones sobre tus servicios o dejarte comentarios. Si son espacios de terceros, como son las RRSS será responsabilidad de dicha red social cumplir con el RGPD. Si, por el contrario es espacio propio -por ejemplo, un blog o un libro de visitas en tu web- eres tú el responsable. ¿Cómo puedes hacer que sea un entorno seguro y cumplidor? Aquí tienes algunos consejos:

• Pide solo los datos estrictamente necesarios para la finalidad perseguida. Si, por ejemplo, tienes un blog en que los usuarios pueden publicar su comentario, probablemente baste con disponer del comentario en sí y de un nombre y no será necesario nada más.
• Proporciona la información del tratamiento de sus datos a los usuarios. En cada formulario en el que recojas datos debe aparecer la información básica sobre protección, y luego debes redirijir a la información adicional. ¿Un ejemplo práctico de esto? Lo tienes en nuestro formulario de contacto.
• Si vas a usar los datos recogidos para otros fines, además del principal, debes informarlo y solicitar el consentimiento previo -si es necesario-. El cumplimiento web de los derechos y libertades de tus interesados debe ser una prioridad.

Fotos, vídeos y otro contenido audiovisual

Si quieres utilizar tu web o redes sociales para publicar contenido audiovisual en el que aparezcan tus clientes -u otras personas- presta atención:

• Lo primero que debes hacer es solicitar el consentimiento de las personas afectadas. Nunca debes publicar una foto, vídeo o contenido similar de alguien si no cuentas con autorización previa para ello.
• Puedes hacer uso de tecnologías como el pixelado de imágenes para evitar que se reconozca a las personas en el contenido publicado. Si no son identificables, no es necesario su consentimiento, pero has de ser muy cuidadoso con esto.
• Cuando pidas permiso a la persona para publicar su imagen, no olvides informarla de qué uso le vas a dar. El derecho de información del art. 13 RGPD es una de las claves de la normativa de protección de datos. También es conveniente que reflejes esto en tu política de privacidad, términos de uso o similares.
• Ten cuidado cuando trates con personas especialmente vulnerables, como los menores de edad. En este caso, necesitarás el consentimiento de sus representantes legales.
• Las personas tienen derechos y, en consecuencia, son dueños de sus datos. Si alguien te pide que elimines una foto en la que aparece, debes seguir sus indicaciones.

Cómo gestionar las imágenes de trabajadores

En el caso de empleados, personal en prácticas, becarios y demás, debes aplicar todo lo ya dicho. Pero también hay algunos consejos que quizás podrían ayudarte a reforzar tu cumplimiento

• Lo primero que tienes que recordar es que serán tus empleados, pero siguen siendo dueños de sus datos. Algunos datos relativos a su posición en tu empresa y la finalidad de la publicación podría ser posible publicar algunos datos sin cosentimiento; ahora bien, los contenidos con objeto promocional y del día a día, pueden requereir el consentimiento previo.
• Puedes aprovechar documentos que regulan vuestra relación profesional para informarles del tratamiento de datos para estos fines. En los casos que se requiera su consentimiento, puedes hacerlo en ese momento, y a la hora de seleccionar los contenidos.
• ¿Y si un trabajador abandona la empresa? Puede darse el caso de que un empleado con el que mantenías una relación laboral apareciera, en su momento, en un vídeo o foto de empresa. El solo hecho de que ya no forme parte de la empresa no es motivo para que tengas que borrar su imagen, puede seguir ahí; eso sí, si te lo pide, deberás proceder a hacerlo. En cualquier caso, siempre es conveniente que revises tus redes periódicamente, y compruebes si tiene sentido que determinados contenidos sigan publicados

En conclusión…

Una página web o un perfil en redes pueden convertirse en grandes aliados a la hora de promocionar un negocio, actividad o proyecto, pero todo tratamiento de datos en su ámbito debe cumplir la normativa correspondiente.

Es fundamental que dispongas de las medidas y pautas necesarias para garantizar los derechos digitales de las personas, y para cumplir con la normativa de protección de datos. Con los consejos que hemos puesto a tu disposición en este artículo, ya tienes parte del trabajo de cumplimiento web hecho. Pero también dispones de otros recursos interesantes, como la Guía de la AEPD sobre privacidad y seguridad en Internet y, por supuesto, con nuestra ayuda como profesionales en la materia.